In zijn boek Lean Vertaald naar Projecten beschrijft Rudy Gort het belang van Lean in de project omgeving. In dit geweldige boek wordt zeer duidelijk uitgelegd waarom Lean eigenlijk interessant voor ons is en dat het in de projectwereld, bijvoorbeeld in de bouw, absoluut geen kwaad kan om onze processen te verbeteren zodat we samen de duivelsdriehoek (iron triangle) in de projectwereld kunnen doorbreken en daarmee: goede kwaliteit werk opleveren, zonder uit de kosten te lopen, in de geplande levertijd.
Gort beschrijft een Lean huis met 5 onderdelen waarin verschillende tools worden uitgelegd, waarvan er in dit artikel steeds 1 wordt beschreven.
Als ondergrond van Gort zijn lean huis staat HET CREEREN VAN WAARDE voor de klant. Wanneer we over productontwikkeling spreken, is het van belang dat er binnen een korte tijd een product op de markt kan worden gezet waar de klant op zit te wachten. Een lean productontwikkeling heeft zelfs een grotere uitwerking op de uiteindelijke resultaten van de organisatie als lean productie op zichzelf (Morgen & Liker, 2006).
Een tool die hier kan helpen is Quality Function Deployment (QFD). Afbeelding 1 laat zo´n QDF tabel zien. Hierin worden de behoefte van de klant uiteengezet (links) met de daaraan gekoppelde kwaliteitskarakteristieken (boven), met de bijbehorende eisen (onder) en een vergelijking met de belangrijkste concurrenten (rechts). Het dak op het huis is de relatie tussen de klantwens en de kwaliteitskarakteristieken.
Figure 1: Voorbeeld QDF tabel (met dank aan: QDF Online.com)
Als de ondergrond van het huis veilig staat, kan DE WAARDESTROOM mogelijk worden gemaakt. De belangrijkste tool die Gort in dit hoofdstuk beschrijft is voor mij de Obeya, ofwel de war-room. Dit is een teamboard opzet speciaal voor een projectomgeving.
De Obeya is een ruimte waarin het ontwikkel team regelmatig bij elkaar komt om de voortgang van het project te bespreken. De belangrijkste informatie omtrent het project wordt aan de muur gehangen, zodat het team ten alle tijden de informatie kan gebruiken. Zo hangen onder anderen de projectdoelen, de verwachte output, planningen en problemen aan de muur.
Belangrijk is om bij het plannen van taken aan te geven welke afhankelijkheden er zijn tussen de taken, en kan door middel van aantekeningen op post-its worden aangegeven waar zich de knelpunten van het project bevinden, die een tijdige oplevering in het gevaar kunnen laten komen.
|
Meer over Lean lezen? |
 |
 |
 |
Eén van de pilaren van het Gort zijn lean huis beschrijft de TIJDIGHEID van het project. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle informatie en materialen op tijd daar zijn waar ze benodigd zijn?
De tool die helpt om de planning van het project visueel te maken is een pull planning, of zoals Gort het beschrijft: four fields mapping. Door middel van 4 velden kan een project plan in de lengte op een muur worden weergegeven, het liefst met post-its.
Figuur 2 laat een opzet van een pull planning zien. Op de horizontale as bevindt zich de tijd-as (bijvoorbeeld kolommen van dagen of weken en de daarbij geplande project mijlpalen). Op de verticale as bevinden zich de teamleden, die dus elk een eigen rij hebben waarin zij hun projecttaken kunnen plannen, onderdeel 3. Tot slot is het belangrijk om onder elke fase of taak te definiëren wanneer de taak daadwerkelijk is afgerond, de controlenormen. Deze kunnen onder de tabel worden toegevoegd.
Figure 2: Opzet van een pull planning (Gort, 2015)
De tweede pilaar in het lean huis van Gort is KWALITEIT, waarin verschillende tools worden beschreven die helpen om een product van juiste kwaliteit af te kunnen leveren. Binnen Toyota wordt het zogenaamde 3P proces (Production Preperation Process) als methode voor integraal product- en productieontwerp gebruikt. Een 3P sessie is als het ware een kaizen event, waarin stakeholders van het te ontwerpen product samen komen in thema´s als product ontwerp, productie ontwerp en ook inkoop processen gezamenlijk onder de loep genomen worden.
Door middel van dit proces kunnen mogelijke problemen met leveranciers of in de productie vooraf voorkomen worden, mits het team de tijd neemt om open te staan voor elkaars feedback en voor veranderingen van het ontwerp voordat het in productie gaat.
Tot slot beschrijft Gort de kern van het lean huis: CROSS FUNCTIONELE TEAMS VAN EXPERTS. Gort beschrijft cross functioneel samenwerken niet alleen binnen, maar ook buiten de organisatiegrenzen. Het hebben van gezonde lange termijn relaties met leveranciers is 1 van de redenen waarom Toyota zo succesvol is (Krafcik, 1988). Een interessant weetje is dat Toyota 75% minder leveranciers heeft dan GM, Ford en Chrysler (Hines, 2009).
Gort beschrijft dat de relatie tussen een leverancier en zijn afnemer zou moeten zijn als twee mensen in een huwelijk, ten opzichte van het hebben van een scharrel. Een lange termijn relatie betekent: for life.
Een goed waardestroomleider zal zijn leveranciers niet kiezen op basis van prijs alleen maar meer op leverbetrouwbaarheid en kwaliteit. De impact van een 5% goedkoper onderdeel kan op de totale kosten van een product nihil zijn, terwijl één te laat geleverd product of 1 defect product de planning van het hele project in gevaar kan brengen.
Lean Vertaald naar Projecten is het beste Lean boek van Nederlandse bodem dat ik tot nu toe heb gelezen. Met duidelijke taal en veel voorbeelden en metaforen, legt Rudy Gort uit hoe de voordelen van de lean filosofie in de projectwereld tot grote verbeteringen kunnen leiden.
Ga verder naar:
Office Kaizen - W.Lareau (samenvatting)
BRONNEN:
Gort, R. (2015). Lean Vertaald naar Projecten - Samen leren bouwen aan Innovatievermogen. Amsterdam: Lean Vertaald. (bestel dit boek)
Hines, P. (2009). The Principles of the Lean Business System. Caerphilly: SA Partners.
Krafcik, J. F. (1988). Triumph of the Lean Production System. Sloan Management Review, 40-52.
Morgen, J. M., & Liker, J. K. (2006). The Toyota Product Development System: Integrating People Process and Technology. New York: Productivity Press. (samenvatting / bestel dit boek)
