De procesmap is een tool die gebruikt kan worden om processen tot in detail weer te geven, in 6 verschillende symbolen. Waar een Value Stream Map (VSM) een taak duidelijker weergeeft op macro niveau, kan de procesmap op micro niveau aangeven wat er gebeurt in elke proces box van de VSM. Wanneer de Proces map gecombineerd wordt met een Swim-lane diagram, kan de complexiteit van het proces nog duidelijker worden weergegeven door de hoeveelheid team leden die bij het proces betrokken zijn. Voor indirecte processen vind ik de procesmap daarom een betere tool dan een Value Stream Map, waar de overgeef momenten tussen afdelingen of personen niet zo duidelijk zichtbaar wordt.
DE ZES SYMBOLEN zijn afgebeeld in illustratie 1. Net als bij Value Stream Mapping, volg je het product of de service van begin tot eind en schrijf je in flowchartvorm op wat het product tegenkomt. Het gaat ook bij deze tool daarom, dat niet-waarde-toevoegende onderdelen van het proces worden gevisualiseerd, welke met te definiëren acties uit het proces gehaald kunnen worden.
Welke symbolen voor een bepaald onderdeel worden gebruikt is wat mij betreft niet altijd relevant. Bijvoorbeeld, wanneer in een proces een E-mail beantwoordt moet worden, bevind zich voor de processtap ´E-mail beantwoorden´ waarschijnlijk enige tijd tussen het zenden van de email en het beantwoorden daarvan. Of deze wachttijd wordt weergegeven door een vertraging, een voorraad, een transport of een combinatie van de drie is niet relevant. Relevant kan zijn, dat de duur van deze tijd (niet waarde toevoegende wachttijd) wordt gereduceerd.
Illustratie 1: Proces map symbolen
Mijn ervaring leert, dat de beste methode om een procesmap te maken in EEN WORKSHOP is. Plak een groot papier aan de muur, neem een stapel gekleurde post-its mee om vervolgens live met de groep het proces visualiseren.
Ik begin de meeste workshops overigens met een SIPOC, om er zeker van te zijn dat we een relevant proces in kaart brengen en dat iedereen het er over eens is wat het doel van het proces is, wie de leveranciers & de klanten zijn en wat het begin en het einde van het proces is. Vaak kost deze voorbereidende stap al een uur.
De tweede stap is het proces volgen. De beste methode is om een proces real time te volgen, zodat in kaart gebracht wordt hoe het proces daadwerkelijk is en niet hoe gedacht wordt dat het is. Zelfs al zit een team vol experten die gezamenlijk heel veel kennis van het proces hebben samen, in werkelijkheid zijn de details vaak net iets anders, denk aan duur van een processtap, aantal wachtende orders, of afstemming met andere collega´s.
Het maken van een proces map is een iteratief proces. De Post-its zorgen ervoor dat volgorde van processtappen eenvoudig gewijzigd kunnen worden en stappen toegevoegd en weggehaald kunnen worden zonder veel extra werk. Overigens kunnen genoemde acties of discussie thema´s ook altijd op post-its geschreven worden, zodat aan het einde van de workshop een foto van de procesmap en de uitgezette acties gemaakt kan worden, welke dan als notulen kan fungeren (en veel typewerk kan besparen).
Wanneer uit de SIPOC blijkt dat er verschillende partijen deelnemen aan het proces en er veel overgave momenten zijn, kan het waarde toevoegend zijn om de procesmap weer te geven in SWIMLANE vorm. In dit geval, definieer je verschillende horizontale rijen, waarin elke rij een functiegebied beschrijft.
Hoe vaker het proces ´van baan wisselt´ hoe meer overgave punten er zijn tussen personen en of afdelingen, en dus hoe complexer het proces is, zoals in onderstaand voorbeeld.
Illustratie 2: voorbeeld Procesmap in combinatie met Swimlane
De procesmap kan nog gedetailleerder gemaakt worden wanneer TIJDEN toegevoegd worden aan de processymbolen. Hierdoor kan de doorlooptijd van het complete proces berekend worden, wat uiteindelijk een van de belangrijkste Lean KPI´s is.
De procesmap is een eenvoudige methode om een proces tot in details uit te werken. Door met een team de huidige situatie in een workshop zichtbaar te maken, ontstaan niet alleen consensus over hoe het proces daadwerkelijk in elkaar zit, het kan ook de knelpunten zichtbaar maken.
De vervolg uitdaging is dan om deze knelpunten weg te nemen, om het proces, en daarmee de prestatie van het team, te verbeteren.
Ga verder naar:
