In het boek Pitch Perfect beschrijf Bill McGowan 7 principes om een bootschap beter over te kunnen brengen. Om mensen te beïnvloeden, een belangrijk aspect in verander management, is het van belang dat mensen dingen van je aan (willen) nemen. Zo beschrijft McGowan principes die ervoor zorgen dat je meer zelfvertrouwen uitstraalt, waardoor wat je zegt beter overkomen, maar ook principes die ervoor zorgen dat je het juiste zegt, of juist niet zegt. De 7 principes zijn: het titelprincipe (1), het Scorsese-principe (2), het pastasausprincipe (3), het bumperkleefprincipe (4), het overtuigingsprincipe (5), het nieuwsgierigheidprincipe (6) en het Draper-principe (7).
HET TITELPRINCIPE beschrijft dat de eerste twee zinnen van je presentatie of gesprek de luisteraars ervan moeten overtuigen of je interessant genoeg bent om verder naar te luisteren of niet. Het is daarom belangrijk om, in tegenstelling tot een film of een boek, gelijk to the point te komen en te vertellen wat je wilt vertellen.
Dit raadt McGowan aan om niet te doen: begin met het uitleggen van de agenda. Vertellen wat je van plan bent om te gaan vertellen in plaats van het direct te vertellen is tijdsverspilling, en saai. Wat je ook niet moet doen is vertellen hoe lang je presentatie gaat duren. Vertellen dat je presentatie een uur tijd gaat kosten klinkt alsof je je verontschuldigd ten opzichte van de groep dat je zoveel tijd van ze vraagt voor jouw saaie presentatie. Een derde tip is: verontschuldig je nooit. “ik weet dat het nog wat vroeg is maar…”, “ik weet dat het bijna lunch is en jullie honger hebben, maar…” en “het is vrijdag en iedereen wil graag snel het weekend in, maar…” zijn voorbeelden van zinnen waardoor je laat doorschijnen dat jouw presentatie eigenlijk niet de moeite waard is om aan te horen.
Wat dan wel te doen? Zorg dat je introductie kort is, 1 of 2 zinnen. Zorg dat je een element van intrige gebruikt, waarbij de luisteraars direct moeten nadenken (“wat bedoeld hij daar mee?). Tot slot maak je de intro verrassend. Wees geen cliché. Alles wat anderen zeggen of doen, zeg of doe jij niet. Op deze manier denken mensen meteen: “dit heb ik nog niet eerder gehoord!”.
HET SCORSESE PRINCIPE gaat over het vertellen van een verhaal (Scorsese is een filmregisseur). Feiten worden 22 keer vaker onthouden door mensen als ze in een verhaal worden verteld in plaats van droge feiten, en plaatjes worden 60.000 keer vaker onthouden dan woorden, aldus McGowan.
Een goed verhaal bestaat uit 3 onderdelen: de introductie (1), de opbouw (2) en de onthulling (3).
Net als in het titelprincipe begin je direct met de introductie. Zinnen als “om dit te illustreren heb ik een leuk verhaal...” leiden te veel af. Stel je voor dat een acteur in het midden van een voorstelling opeens in het publiek kijkt en zegt: “en nu komt er een dramatisch dialoog!”.
De opbouw van het verhaal moet zo kort mogelijk zijn, met zo weinig mogelijk details (zie ook het pastasausprincipe) en eindigt met een aankondiging van de onthulling: “en toen gebeurde er iets ongewoons”, “en wat ze toen zei bracht de hele zaal tot beroering!”.
Het slot is de conclusie, de punchline van je verhaal. Vergeet je de opbouw van je verhaal, dan kan het zijn dat de luisteraars het slot missen. De opbouw zorgt er eigenlijk voor dat de luisteraar klaar is om het slot aan te horen.
HET PASTASAUS PRINCIPE is eigenlijk heel eenvoudig. Minder is meer en eenvoudiger is beter, net als een pasta saus. Een verhaal opvullen met overbodige woorden en zinnen is als je saus verdunnen met extra water: het verdund de smaak, de kracht van je bootschap.
Met HET BUMPERKLEEFPRINICPE is een metafoor voor je mond die te dicht achter je hersenen aan haast. Wat daartoe leidt dat je hersenen niet genoeg tijd hebben om te besluiten wat je eigenlijk wilt zeggen. Het resultaat is dat je vul-woorden gaat gebruiken, zoals “eeehm…” of de Amerikaanse “you know…”. Nog erger is het, wanneer je zo snel praat dat je zelf niet meer geloofd dat de bootschap duidelijk over is gekomen en je een reparatiepoging doet, wat McGowan beschrijft als verbal backspacing, in de trant van: “wat ik eigenlijk bedoelde is…”
Hoe vermeid je deze vulwoorden en reparatiepogingen? Eenvoudig door langzamer te praten. Geef je hersenen de tijd om te bedenken wat je wilt zeggen en de juiste woordkeuze te vinden.
Wissel het tempo en het volume af om de luisteraars geïnteresseerd te houden en vermeid het gebruiken van vakjargon en moeilijke termen.
Bij het OVERTUIGINGSPRINCIPE speelt non-verbale communicatie een zeer grote rol. Behalve dat je eenvoudige taal wilt gebruiken wil je ook zelfverzekerd overkomen. Een goede lichaamshouding helpt om streshormonen te verminderen en kan zelfs de testosteronproductie tijdelijk verhogen.
Bij een staande houding, houdt je schouders naar achter om je borst als het ware te openen (1), houdt je armen in 90 graden gebogen zodat je niet zo ver hoeft te bewegen om een gebaar te maken (2), maak korte gebaren met de handen, maar maak geen herhalingen (3) en ga een beetje voorover staan, op je middenvoet (4).
Bij een zittende houding geven de volgende aanwijzingen de meeste open houding aan: zit rechtop op de stoel (1), zit op het puntje van je stoel, zodat je voeten de grond raken (2), stel je stoel op hoogte in zodat de tafelrand ten hoogte van je riem komt (3), rust het midden van je onderarmen op de rand van de tafel (3).
Het NIEUWSGIERIGHEIDPRINCIPE gaat over het belang van nieuwsgierigheid in een gesprek. Of je een avond ervaart als een enorm succes of een enorme energy-drain, hangt waarschijnlijk af van de level van nieuwsgierigheid die getoont en gewekt is in de gesprekken van die avond. McGowan beschrijft drie elementen van nieuwsgierigheid: het tonen van interesse (1), vrijgevig zijn (2) en bescheiden zijn (3).
Interesse tonen betekent dat je de ander uitdaagt verder te vertellen en dat doe je door vragen te stellen. Met deze vragen kun je een gesprek ook sturen, om de persoon beter te leren kennen.
Vrijgevigheid betekent voornamelijk dat je andere bij het gesprek betrekt in plaats van zelf continue aan het woord te zijn. Vraag anderen naar hun mening en betrek nieuwe mensen bij het gesprek om gesprekken interessant en prettig te houden.
Bescheidenheid betekent in dit geval dat je niet te veel over jezelf vertelt, zonder dat er specifiek naar gevraagd wordt in het gesprek.
Tot slot nog een non-verbale tip: houdt altijd een glimlach op je gezicht. Dat geeft een vriendelijke uitstraling, of wat McGowan beschrijft: een Best-Friend-Forever-uitstraling.
Het laatste Principe heet het DRAPER-PRINCIPE, gebaseerd op het personage Don Draper in de serie ‘Mad Man’. Niet alleen is Draper een goed spreker, zijn steeds terugkerende one-liner is: “if you don’t like what’s being said, change the conversation!”
Draper’s geheim van zijn succes? Een goede voorbereiding. Sommige mensen zijn heel goed in het spontaan een paar mooie woorden vertellen, maar uiteindelijk gaat iedereen een keer de mist in, wat resulteert in vulwoorden en verbal-backspacing. In een situatie waar de belangen groot zijn zou dit tot drastische gevolgen kunnen leiden.
Bereid je gesprek, discussie, agendapunt van de meeting of presentatie dus altijd goed voor. Deze voorbereiding bestaat idealiter uit de volgende drie punten: Welk punt wil ik maken? (1), wat voor voorbeeld of verhaal kan ik gebruiken om mijn punt duidelijk te maken? (2) en wat zijn de eerste 5 woorden die ik ga zeggen? (3).
Naar mijn mening hebben de zeven principes van Pitch Perfect veel gemeen met de Lean filosofie. Praat met zo min mogelijk woorden, vul-woorden zijn verspilling. De goede voorbereiding voor je handelt komt direct overeen met een van de 14 Toyota Lean Principes. Een open en vriendelijke lichaamshouding en interesse tonen in je collega’s zijn belangrijke aspecten van een Lean manager, die in zijn team als coach optreedt.
Deze zeven punten dragen bij aan een kwalitatieve voorbereiding van meetings, presentaties en zelfs op verjaardagen.
Ga verder naar:
Six Simple Rules - Y.Morieux & P.Tollman (samenvatting)
BRON:
McGowan, B., 2014, Pitch Perfect - How to Say it Right the First Time, New York: Harper Business
