In De Slimme Organisatie beschrijft Menno Lanting de impact van sociale media op de manier waarop mensen werken en de impact die dit heeft op de manier waarop organisatie deze trends gebruiken om te verbeteren. Doordat grote organisaties vaak te log zijn om in te springen op het gebruik van deze nieuwe technologieën zien we nu dat individuen en groepen individuen sneller in staat zijn om kennis te vergaren, verrijken en te delen dan dat organisaties dat doen. In dit boek worden mogelijkheden van technologieën beschreven om de organisatie slimmer te maken in zeven thema’s: sociaal is slim (1), De juiste focus (2), Slimme invloed (3), Slimme Feedback (4), Klein is Slim (5), Speel het Slim (6) en de slimme toekomst (7).
Aan het eerste thema SOCIAAL IS SLIM ligt ten grondslag dat medewerkers over veel kennis beschikken. De uitdaging van elke organisatie ligt dan ook in het gebruik maken van deze kennis die ‘sociaal kapitaal’ genoemd wordt. Lanting beschrijft dat de hiërarchie in organisatie zal veranderen naar een situatie waarin de mate waarin kennis delen en de hoeveelheid interactie met anderen de belangrijkste randvoorwaarden zullen worden voor het verkrijgen van een positie. Deze omvatten namelijk direct de persoonlijke bijdrage aan het sociale kapitaal van de organisatie. Een voorbeeld om kennis van alle medewerkers in te zetten is om een virtuele ideeënmarkt van ideeën te creëren waarin medewerkers kunnen investeren in een bepaald idee. De indiener van een idee verdiend virtueel royalty’s- en aandeelhouders krijgen meer dividend naar mate het idee in de selectieprocedure groeit. Elke door de community gewaardeerde reactie op het idee levert de adviseurs bovendien geld op.
DE JUISTE FOCUS is het thema dat beschrijft hoe technologieën kunnen helpen medewerkers te laten focussen op wat voor henzelf belangrijk is en de rol die zij spelen binnen de afdeling of organisatie. Door medewerkers dagelijks of wekelijks digitaal een korte update te laten schrijven over welke taken zijn uitgevoerd krijgen medewerkers een beter beeld van elkaars verantwoordelijkheden en de invloed van het eigen werk op de organisatiedoelstellingen. in een onderzoek bij de het gebruik van deze methode bij Shell kwam als resultaat dat bijna iedereen het schrijven van een wekelijkse update (ongeveer 5 minuten) en het lezen van de updates van collega’s (ook ongeveer 5 minuten) waardevol vond. 83% kreeg meer inzicht in het werk van collega’s en 71% kreeg een beter beeld van de rol van de afdeling binnen de organisatie. Er is overigens ook aangetoond dat mensen die meer relaties aangaan en veelvuldig communiceren een grotere onderlinge samenhang en een hogere mate van vertrouwen ervaren dan anderen. Daarnaast zijn mensen die interne sociale media gebruiken over het algemeen tevredener met hun werk en hebben ze een grotere kans op promotie.
Het derde thema wordt beschreven als SLIMME INVLOED. Invloed zal steeds meer afhangen van de mate waarin kennis vergaard, gefilterd en gedeeld wordt in plaats van een hiërarchische positie. Een methode om de activiteiten op sociale media te meten aan de hand van Twitter, Facebook en LinkedIn netwerken is de Klout-score. Voor organisaties wordt het steeds interessanter om gebruik te maken van schakels tussen (grote) netwerken om nieuwe kennis binnen te halen en om te zetten in productiviteit. Het advies van Lanting is dan ook om gebruik te maken van deze media en je kennis te delen.
Productiviteit moet vervolgens op de juiste manier worden opgevolgd, waarbij SLIMME FEEDBACK van belang wordt, het vierde thema. Sociale media kunnen ook hiervoor ingezet worden om ‘communicatieve zelfsturing’ te bewerkstelligen. Wanneer medewerkers op een digitaal platform publiekelijk hun belangrijkste taken en resultaten delen, kan iedereen hier direct feedback op geven. Dit faciliteert niet alleen 360 graden feedback, maar ook volledige transparantie over werkzaamheden. Daarnaast wordt het hebben van een functionele hiërarchie minder belangrijk, omdat iedereen publiekelijk verantwoording aflegt over zijn of haar bijdragen.
Thema vijf beschrijft KLEIN IS SLIM en roept organisaties op om de eigenschappen van een kleine organisatie vast te houden. Kenmerken van een kleine organisatie zijn het snelle reageren op veranderingen van de omgeving (zoals behoeften van klanten) maar ook dat iedere medewerkers precies weet wat zijn of haar bijdrage is binnen de organisatie als geheel. Medewerkers laten nadenken over hun bijdrage aan de organisatie doelstellingen is dan ook een goed middel om daadkrachtiger te worden in het veranderen van richting. Zo kan er waarde vernieuwing plaatsvinden waarmee de organisatie verplaatst naar een geheel nieuw marktgebied met weinig of geen concurrenten.
Het zesde thema beschrijft SPEEL HET SLIM, waarin de focus wordt gelegd op het plezierig houden of maken van werk. Volgens Lanting bevindt zich een gat tussen de wil van wat medewerkers willen bijdragen aan de organisatie en wat daarvan in de praktijk komt. Zowel managers als werknemers klagen hier regelmatig over. Gamification, het integreren van spel en werk, maar ook beloningssystemen kunnen hierbij ondersteuning bieden. De eerder beschreven virtuele ideeën markt en het hebben van een online community waar mensen prijzen aan elkaar kunnen uitreiken voor goede kennisdeling zijn voorbeelden. Een goede game bevat eigenschappen als een individuele profielen van deelnemers, duidelijke doelstellingen, visuele weergave van de voortgang en transparantie in de voortgang van het halen van de doelen per deelnemer.
In het zevende thema wordt een beeld van de toekomst geschetst, DE TOEKOMST IS SLIM. Lanting verwacht dat de werkverdeling in 2030 veel meer gebaseerd zal zijn op digitale technieken. Mensen beginnen hun dag door via sociale media te bekijken wat voor werktaken er beschikbaar zijn om uit te voeren, waarna ze naar een locatie gaan om de taak uit te voeren. Via de sociale media kan ook bekeken worden waar mensen met gelijke expertise zich bevinden op de locatie zodat er eenvoudig contact gelegd kan worden met gelijkgestemden om ervaringen uit te wisselen en kennis verder te delen.
Het boek ‘de slimme organisatie’ beschrijft verschillende redenen en methoden om sociale media meer te integreren in de huidige manier van werken. Vooral nieuwe organisaties behalen hiermee een voorsprong op de oude gevestigde Multinationals. Sociale media kunnen onder anderen helpen bij het creëren van transparantie over werkzaamheden en verantwoordelijkheden, vergemakkelijken van delen van kennis binnen grote groepen medewerkers en helpen met het vinden van focus voor individuele bijdragen aan organisatiedoelstellingen.
Ga verder naar:
De Blauwe Economie - G.Pauli (samenvatting)
BRON: Lanting, M., 2013, De Slimme Organisatie, Amsterdam: Business Contact
