Unboss - Lars Kolind & Jacob Botter (samenvatting)

Unboss, door Jacob Bøtter en Lars Kolind, is een boek dat perfect aansluit bij mijn favoriete onderwerp: lean management. Het grootste gedeelte van dit blog gaat over het reduceren van verspilling. De meeste tools die hier worden beschreven gaan over productie voorbeelden, omdat traditioneel gezien vaak in productie begonnen wordt met het elimineren van zaken die geen waarde toevoegen. Unboss is de volgende stap: het beschrijft 20 onderwerpen waar je als organisatie naar kunt kijken om onnodig werk (en dan vooral onnodig management) uit je organisatie te halen. Dit artikel beschrijft de onderwerpen die mij persoonlijk het meest aanspreken.

Het eerste onderwerp dat we zullen bespreken is het ONTBAZEN VAN DE ORGANISATIE. De auteurs beschrijven het (herkenbare) probleem dat er verschil zit tussen goed zijn in inhoudelijk werk en goed zijn in management taken. Daarom zouden we eigenlijk het managen van mensen en het managen van content moeten splitsen.
Al het werk dat gedaan moet worden zou in projecten moeten worden georganiseerd. Het eerste type leider dat dan je nodig hebt is een projectleider. In een ontbaaste organisatie kunnen mensen zich vrijwillig aanmelden om aan een project deel te nemen. Als niemand interesse toont in het project, is het waarschijnlijk niet de moeite waard om het werk te doen en wordt het geschrapt. De projectleider houdt het overzicht bij en is verantwoordelijk voor de voortgang van het project.
De tweede rol die elk bedrijf nodig heeft is de beroepsspecialist (professions manager). Deze manager is voor de kwaliteit van het werk binnen projecten verantwoordelijk. Deze persoon heeft een andere specialiteit dan de projectleider, die zich meer op het organiseren van taken richt. De beroepsspecialisten zorgen dat hun specialiteit goed wordt ingezet in verschillende projecten en dat het specialisme zelf zich als geheel verder ontwikkeld in de organisatie.
Tot slot zijn er de mentoren. Dit zijn de mensen-mensen die als specialiteit hebben om individuen te helpen zich verder te ontwikkelen. Dit zijn geen separate HR specialisten, maar deelnemers van project teams die toevallig ook goede coaching skills hebben. Hierdoor kunnen beroepsspecialisten zich focussen op de kwaliteit van het werk, en de projectleiders op de timeline en resources van een project.
 

Het tweede topic dat zeer goed aansluit bij een lean organisatie is het ONTBAZEN VAN HET MIDDEL MANAGEMENT EN DE STAF. Ruim 100 jaar geleden hebben slimme management goeroes bedacht dat het de taak is van een middel manager om orders uit te voeren van zijn/haar baas, deze door te geven aan zijn of haar teamleden en hen vervolgens te controleren. In de ontbaaste organisatie heeft een team leider juist een ondersteunende in het team, die zelf aangeeft waar aan gewerkt dient te worden op basis van wat het team samen bespreekt. De omgedraaide piramide is niet voor niets een bekend principe in lean kringen.
De reden dat we meer verantwoordelijkheid aan onze medewerkers kunnen geven heeft te maken met onder andere het internet. Een operator anno 2021 heeft vele malen meer kennis dan een CEO  van 50 jaar geleden. Laat ze vragen stellen, nee zeggen als ze het ergens niet mee eens zijn, en in projecten in andere afdelingen meewerken als het lijkt dat de persoon daar meer waarde kan toevoegen.
Voor kenniswerkers onder ons is de beste stap die je als leidinggeven kunt zetten om vertrouwen te schenken aan je team vrijwillig thuiswerken. In de continuerende trend waarbij kenniswerk een steeds groter onderdeel van de werkzaamheden omvat, waarom verplicht je mensen om naar kantoor te komen? Tijdens de pandemie waar we tijdens het schrijven van dit artikel zitten, is aangetoond dat dit absoluut mogelijk is. Afgezien van het feit dat de meeste mensen een veel betere work-life balance hebben, zijn ook de file problemen tijdens de spits weg, besparen mensen veel tijd door minder te forensen, en kunnen we met een stuk minder kantoorgebouwen toe.

Een derde categorie waar een organisatie kan flink kan ontbazen heeft te maken met ONLINE NETWORKING. Laten we er vier bespreken:
De ontbaaste organisatie heeft geen communicatie team dat verantwoordelijk is voor officiële communicatie, en wellicht zelfs geen intranet meer. Sociale media is de gemakkelijkste manier om te communiceren. Ik ben er ook persoonlijk van overtuigd dat meer collega’s mijn posts op LinkedIn zien, dan op ons intranet. Nieuwsbrieven en zelfs e-mail worden langzaam vervangen door teams-groep chats en werkgroepen.
Marketing beweegt zich ook veel meer online. De tijd dat de gemakkelijkste manier om meer klanten te krijgen een reclame op televisie was is voorbij. Aanbevelingen van vrienden en kennissen op sociale media zijn de sleutel en online reviews waar echte mensen hun werkelijke ervaring schrijven kunnen je product maken of breken. Hoe speelt jouw organisatie daar op in?
Innovatie is het derde vakgebied dat minder en minder centraal door ‘experts’ geleidt zal worden. Uiteraard zullen er projecten zijn die uitgevoerd moeten worden, maar er is al een trend gaande waar productontwikkeling plaats vind op online platvormen, waar trouwe klanten graag hun bijdragen leveren aan het verbeteren en verder ontwikkelen van concepten. Uiteraard dien je als je organisatie dan ook wat vroeger als ‘geheime informatie’ werd bestempeld te delen met het netwerk.
Tot slot, knowledge management. Het investeren in een speciaal systeem om kennis binnen een organisatie te waarborgen is achterhaald. Al in 2009 werd in een grootschalige enquête door 71% van de deelnemers aangegeven dat informatie gemakkelijker te vinden is op het internet dan in het eigen kennismanagement systeem. De eenvoudige reden is dat online informatie meer up-to-date is dan interne informatie die 3 jaar geleden op het intranet is gezet.

Unboss geeft goede stof tot nadenken en dit artikel heeft nog niet de helft van de onderwerpen beschreven die de auteurs beschrijven. Het bedrijf van de toekomst zal minder managers nodig hebben, minder vaste hiërarchische structuren en veel minder silo’s. De vraag is slechts nog: hoe gaat jouw organisatie daar vandaag de dag mee om en ben jij klaar om te ontbazen?

Ga verder naar:

Mastering Leadership - R.A.Anderson & W.A.Adams (samenvatting)

BRON: