Voor elke value stream of werkstation is het behulpzaam om opzoek te gaan naar de grootste verbeterslag. Tijdstudies kunnen helpen in kaart te brengen hoeveel tijd een bepaalde activiteit kost, en hoe vaak een activiteit wordt uitgevoerd. Deze informatie kan, voor zowel mensen als machines, aangeven waar het meeste verbeter potentieel te vinden is. In dit artikel worden twee typen tijdstudies besproken. De Tijdsstudie Elementenduur, welke de duur van elke taak meet en de Multi Moment Opname, welke beschrijft hoeveel tijd besteed wordt aan elke taak als percentage van totale tijd. In sommige gevallen kan de tijdstudie elementenduur voldoende zijn.
De volgende afbeeldingen laten zien hoe wij Tijdstudies gebruiken in onze organisatie.
VOORBEREIDING Drie tips voor voorbereiding zijn het kennen van het personeel dat je gaat klokken, kennis hebben van de rondetijd van een operator cyclus en enige kennis van de werkzaamheden die uitgevoerd worden. Ken het personeel, zodat de medewerkers bekend zijn met de waarnemer en hun normale gang van zaken voortzetten. (ipv werken zodra de waarnemer komt, of sneller werken dan normaal) Ken de ronde tijd, hoe lang duurt het voor een medewerker om de volledige cyclus van taken af te ronden? Dit geeft informatie over hoe vaak en hoe lang er geklokt moet worden om een betrouwbaar beeld te krijgen. Ken de werkzaamheden. Welke taken worden er uitgevoerd door de persoon of de machine? Dit zorgt dat een tijdstudie een duidelijk beeld geeft van de uitgevoerde werkzaamheden.
TIJDSSTUDIE ELEMENTENDUUR Doel: het in kaart brengen van de duur van verschillende taken. Deze methode is op zichzelf voldoende wanneer een werkplek een vaste volgorde van taken kent en wanneer 1 persoon aan 1 machine/werkplek werkt. De duur van elementen is ook van belang bij een situatie die niet aan bovenstaande punten voldoet. Een MMO (zie hieronder) kan niet aangeven of een taak 1x 10 minuten is geweest of 10 x 1 minuut. De studie van elementenduur zou daarom altijd moeten worden uitgevoerd. Over de hoeveelheid metingen kan worden gediscussieerd.
Werkwijze:
- Bepaal de verschillende variabelen / werkzaamheden
- Ontwerp opname formulier wat goede meting ondersteunt [illustratie 1]
- Begin met het volgen van 1 medewerkers/machine
- Klok verschillende medewerkers/machines, voor verschillende productgroepen om variatie zichtbaar te maken. Als vuistregel kan elke activiteit per productgroep 5x geklokt worden om een goed beeld te kunnen vormen.
- Maak grafieken van de metingen
- Overleg resultaten met medewerkers die geklokt zijn
- Interpreteer het resultaat en plan verbeteracties
Een tip voor uitvoer: laat de stopwatch altijd doorlopen. Als de observatie 4 uur duurt, dient elke minuut aan een activiteit te zijn toegekend. In de praktijk kan het formulier aangepast worden wanneer er activiteiten uitgevoerd worden die niet op het formulier staan. Kleine taken kunnen vaak samengevoegd worden tot een categorie ‘divers’. Hierin kunnen activiteiten geplaatst worden als ‘een vraag beantwoorden van een collega’ of ‘toiletbezoek’. Bij mijn huidige werkgever in de procesindustrie is er geen vaste operator cyclus van taken.
De resultaten van de tijdstudie worden daarom weergegeven in de taart-grafiek waarin de tijdsbesteding per taak in percentages wordt weergegeven [illustratie 2]. Om de complexiteit te minimaliseren worden een aantal categorieën gedefinieerd, zoals ‘inpakken’ en ‘administratie’.
Bespreek de resultaten met de medewerkers die geklokt zijn alvorens de resultaten te interpreteren en te delen in de organisatie. Wat is hun mening over de voorlopige resultaten? Kloppen de gemiddelde tijden? Zijn er belangrijke taken die niet in de voorbereiding en niet in de praktijk aan de oppervlakte gekomen zijn?
Wanneer de medewerkers het eens zijn met de resultaten van de studie (betrokkenheid) kunnen de resultaten geïnterpreteerd worden. Welke onderdelen zijn waarde toevoegend? Welke activiteiten zouden geminimaliseerd moeten worden? Acties kunnen nu gedefinieerd worden om niet-waarde-toevoegende activiteiten te verminderen.
MULTI MOMENT OPNAME (MMO) Bij de MMO wordt een activiteit niet volledig geklokt maar wordt er door een waarnemer een aantal waarnemingen gedaan waarbij geturfd wordt wat medewerkers of machines aan het uitvoeren zijn. De kracht van de MMO komt alleen tot zijn recht als de momenten kort zijn (een fractie van een seconde), en de momenten waarop de waarnemingen gedaan worden om willekeurige tijdstippen. Door een relatief groot aantal waarnemingen te doen en dus turfjes te zetten ontstaat een verdeling van de tijdsbesteding van verschillende taken van medewerkers of machines.
Doel: voor het in kaart brengen van niet-direct-meetbare waarnemingen wanneer meerdere mensen op één werkplek werken zonder duidelijke taakverdeling, de volgorde van taken niet standaard is en wanneer activiteiten worden onderbroken om andere activiteiten te starten Werkwijze:
- Bepaal de verschillende variabelen / werkzaamheden
- Ontwerp opname formulier wat goede meting ondersteunt [illustratie 3]
- Bepaal het aantal waarnemingen (zie hieronder)
- Bepaal waarnemingsmomenten
- Uitvoeren van de waarnemingen
- Bereken Nauwkeurigheid
- Maak grafieken van de metingen
- Overleg resultaten met medewerkers die geklokt zijn
- Interpreteer het resultaat en voer actie
Het aantal waarnemingen wordt berekend met de volgende formule:
n = (4 x p x (100-p)) / a2
Hierin beschrijft ‘n’ het aantal waarnemingen, ‘p’ het hoogste percentage uit de ingeschatte tijdsbesteding en ‘a’ de gewenste nauwkeurigheid in procenten. Bijvoorbeeld, bij een verpakkingslijn blijkt na de proefronde dat ongeveer 25% van de tijd ingepakt wordt; ‘p’ is dan 25%. Met een gewenste nauwkeurigheid van 5% levert de formule op:
n = (4 x 25 x (100-25)) / 52 = (100 x 75)/ 25 = 100 waarnemingen
Wanneer de grootste activiteit verdubbeld wordt, verviervoudigd het aantal waarnemingen:
n = (4 x 50 x (100-50)) / 52 = (200 x 50)/ 25 = 400 waarnemingen
De uiteindelijke nauwkeurigheid wordt berekend met de formule:
a = 2 x √ ( p(100-p) / n )
Hierin is ‘a’ de daadwerkelijke nauwkeurigheid in procenten, ‘p’ het gevonden grootste percentage en ‘n’ het aantal verrichte waarnemingen. Verder bordurend op het voorgaande voorbeeld, kan blijken dat het inpakken niet 25%, maar 30% van de tijd vergt; ‘p’ is dan 30%. Het aantal waarnemen was zoals gepland 100. De formule wordt nu:
a = 2 x √ ( 30*70) / 100 ) = 2 * √5,25 = 9,2 %
Er zijn drie acties mogelijk vanuit deze stap: Meting opnieuw doen (1), meer waarnemingen toevoegen (2), of de lagere nauwkeurigheid accepteren (3). Net als bij de tijdsstudie elementenduur worden de resultaten weergegeven in grafieken, besproken met de operators die geklokt zijn en geïnterpreteerd. Zowel de tijdstudie elementenduur als de Multi moment opname helpen bij het in kaart brengen van de processen in een fabriek. Er wordt data gecreëerd waarop beslissingen betreft verbeteringen genomen kunnen worden, het helpt met het bouwen van een proces map of Value Stream Map en omdat er veel tijd op de Gemba besteed wordt helpt het om medewerkers te betrekken bij de verbeterinitiatieven. De tijdsstudie zal naar mijn mening daarom ook altijd onderdeel moeten zijn van een Lean programma.
Dit is artikel 4/6 in de serie 'Lean Toolbox'
Ga verder naar:
