Een van de belangrijkste principes binnen de Lean filosofie is het Pull principe. Dit houdt in dat er binnen een productie afdeling alleen geproduceerd wordt wat er door de klant gevraagd wordt. Pull productie is dan gebaseerd op twee belangrijke aspecten: de klant bepaald zowel het type product als de hoeveelheid (1) en het proces produceert precies genoeg om aan de klantvraag te voldoen(2). Het pull principe kan op vele vlakken worden toegepast: in productie, op kantoor, maar zeker ook in het privéleven.
PULL IN PRODUCTIE Dé tool die binnen de Lean filosofie gebruikt wordt in productie omgevingen waarin one-piece flow onmogelijk is, is Kanban. In een Kanban systeem worden productie signalen gestuurd per productie stap, vanaf het eind van het productieproces (de klant order). Elk order beweegt vanaf het einde van de lijn via alle nodige werkstations naar het begin van de lijn. Elk werkstation krijgt een eigen signaal met een aantal te produceren producten waardoor er bij elk werkstation ruimte is om eventuele voorraden te gebruiken. Op deze manier kan het zijn dat het laatste station van een productielijn bijvoorbeeld 100 producten moet produceren, terwijl het eerste station slechts 80 hoeft te maken.
Door van het einde van de lijn (Downstream) terug naar de start te werken (Upstream) wordt voorkomen dat de eerste werkstations overproduceren (de volledige klant order van 100). De signalen worden in de traditionele Kanban gegeven via een kaartjes systeem. Elke order wordt via een kaart naar het upstream station gebracht als signaal.
Zodra het werkstation klaar is met zijn order begint hij aan de volgende order, de volgende Kanban kaart. De werkvoorraad kan dan ook eenvoudig in een kaartenbak worden bewaard tot dat het werkstation capaciteit vrij heeft om er aan te beginnen. Het voordeel van Pull productie is dat er geen overbodige voorraden ontstaan in de fabriek. Mocht er voorraad aanwezig zijn, dan wordt deze automatisch via het kanban systeem weggewerkt.
PULL OP KANTOOR De principes van Pull kunnen ook naar een kantoor omgeving worden vertaald. Zo leidt de manier van werken met E-mail bij de meeste medewerkers tot enorme verspillingen. Ik onderscheid voor het gemak twee typen E-mail: Email waar werk vandaan komt en E-mail die informatie ter kennisgeving bevat.
De E-mails waaruit werk ontstaat zou je idealiter alleen willen ontvangen als je toe bent aan een volgende taak. De medewerker is in dit geval de klant en zou in een pull systeem zelf moeten aangeven wanneer hij ruimte heeft voor een nieuwe taak en dan dus E-mail willen ontvangen. De meeste mensen hebben de gewoonte om aan het begin van de dag hun E-mail te openen terwijl een taak van de vorige dag nog niet is afgerond, waardoor de lijst met uit te voeren taken groeit zonder dat er taken worden afgerond. Daarnaast hebben veel mensen hun E-mail op automatisch synchroniseren staan, waardoor elke nieuwe werkopdracht aan een medewerker wordt opgedrongen terwijl hij of zij met een taak bezig is, beiden een voorbeeld van push productie. Om het E-mail verkeer meer als een Pull systeem te laten werken zou een medewerker aan het begin van de dag eerst de taken afmaken waar hij of zij de dag ervoor aan was begonnen en daarna handmatig (signaal sturen) E-mails synchroniseren (werktaken ontvangen) om te bepalen welke volgende taken de hoogste prioriteit hebben.
De E-mails met informatie ter kennisgeving, het tweede type E-mails, zou je naar mijn mening eigenlijk helemaal niet in je mailbox moeten ontvangen. Wanneer een medewerker betrokken is bij meerdere projecten of afdelingen moet hij of zij bij het afwerken van E-mails vaak omschakelen tussen de projecten omdat elke mail over een ander project kan gaan. Dit kost veel energie. Daarnaast wordt vaak bovenaan de lijst met nieuwe mail (nieuwste eerst) begonnen met lezen, waardoor discussies via de mail vaak in omgekeerde volgorde worden gelezen. Een pull oplossing voor deze mails zou zijn om een social media pagina te gebruiken als communicatiemiddel. Wanneer een project groep zijn eigen pagina heeft waar alle leden op kunnen posten is het versturen van E-mails naar grote groepen mensen overbodig. Een medewerker bepaald zelf wanneer hij de voortgang van het project wenst te zien (pull) en kan via de social media pagina alle discussies terug lezen (en zo nodig reageren) die sinds zijn laatste bezoek zijn aangevuld.
PULL IN HET PRIVELEVEN Ook in ons privéleven worden we overladen met push-berichten welke onze persoonlijke ‘processen’ verstoren. Automatische nieuwsbrieven van sociale media of nieuwsgroepen, push berichten op de smartphone voor elke update van elk willekeurig programma en niet te vergeten de tv reclames en programma’s die via de televisie informatie aan je opdringen. Al deze zaken leiden ertoe dat mensen zich moeilijk kunnen focussen op wat ze echt belangrijk vinden.
Wanneer de pull methodiek op de informatie flow wordt toegepast zou je als klant van informatie als individu zelf moeten bepalen wanneer je welk type informatie wil ontvangen en wanneer. Beslis vooraf wat je doelstelling is om te doen en vraag alleen die informatie op die je daarvoor nodig hebt. Voorbeelden waarin je het verschil tussen Push en Pull terug kunt vinden zijn onder anderen televisie kijken en notificaties of pushberichten ontvangen op de mobiele telefoon. Door zelf vooraf te beslissen welk programma je wilt zien op televisie (pull), het liefst zelfs on-demand om reclames te elimineren, voorkom je doelloos zappen waardoor je at random blijft hangen bij verschillende programma’s zonder dat deze daadwerkelijk waarde toevoegen aan je geluk of persoonlijke groei. Betreft notificatiemails (of pushberichten) van websites als Facebook, Linkedin of Blogs die je interessant vind, ik raad aan om deze allemaal uit te schakelen. Op een eigen gekozen tijdstip, wanneer je er de tijd voor kunt nemen, zijn alle updates alsnog te bekijken. Bovendien, wanneer je er uit jezelf niet aan denkt om terug te kijken is het op dat moment niet van toegevoegde waarde voor je en zou je het ook niet moeten doen.
Tot slot nog een kleine notitie over elkaar helpen leren en groeien. Mensen willen elkaar dolgraag helpen met het oplossen van problemen of het verstrekken van nuttige informatie, zeker in de privé sfeer. Hulp en ondersteuning krijgen werkt echter standaard volgens het pull principe. Wanneer je als individu niet kenbaar maakt wat je wilt bereiken of weten (wat de klantvraag is), is de kans klein dat een vriend, kennis of collega je toevallig de hulp biedt die je nodig hebt om verder te komen!
Ga verder naar:
