In Getting Things Done beschrijft David Allen de sleutel van een productief leven: leven met ‘gedachten als water’, een metafoor uit de Karate wereld. Wanneer er iets in een plas water gegooid word ontstaan er kringen in het water, maar de plas wordt altijd weer rustig. Zo zouden onze gedachten ook moeten reageren wanneer er een prikkel van buitenaf op ons af komt. In de realiteit houden de meeste mensen zich echter veel te vaak bezig met allemaal zaken die ze nog zouden moeten of willen doen, waardoor hun gedachten continu ‘gerimpeld’ zijn. Deze mensen hebben dus geen gedachten als water. Het systeem wat Allen beschrijft om gedachten als water te verkrijgen baseert zich op 2 principes: voor elk thema wordt de volgende actie gedefinieerd (1) en acties worden in een betrouwbaar systeem opgenomen waar de persoon op kan vertrouwen (2). Het systeem wat Allen in zijn boek voorstelt bestaat uit 5 stappen: verzamelen (1), verwerken (2), organiseren (3), herzien (4) en uitvoeren (5).
EEN SYSTEEM waarin al je persoonlijke acties zijn opgenomen, waar je zelf op kan vertrouwen , geeft je rust. Wanneer je werkelijk erop vertrouwd dat het goed komt met een specifieke actie, zal ook je onderbewustzijn dat thema loslaten en kun je je ontspannen. Deze redenatie is de basis voor alle lijstjestheorieën, zowel op het werk om te beslissen wat je gaat doen die dag of week, maar ook thuis voor het slapen gaan als je niet in slaap kunt vallen. In dit geval betekent dit ook, dat je wanneer je ontspannen bent, je beter kunt focussen op 1 bepaalde taak, zonder dat je onderbewustzijn je regelmatig aan een bepaalde taak herinnert waardoor je productiviteit stijgt.
“If you mind is empty, it is ready and open for anything”
-Shunryu Suzuki
De eerste stap van Allen’s systeem is VERZAMELEN. Dit betekent dat je thuis, op het werk of allebei eerst een overzicht maakt van alles wat je denkt waar wat mee gedaan moet worden, eerst fysiek, daarna mentaal. Dit kan de vorm aannemen van een fysieke doos of lade met spullen erin die je tegenkomt in de ruimte, of post-it’s waar een taak op staat. Het is belangrijk in deze fase niet tegelijkertijd taken uit te voeren, omdat je dan nog steeds het gevoel hebt dat je niet alles verzameld hebt. Pas als je echt alle taken die je kunt bedenken hebt verzameld en opgeschreven is het tijd voor stap twee.
|
Dit is 1 van mijn 3 favoriete
|
 |
 |
 |
VERWERKEN betekent dat je de doos of lade leeg maakt en voor alle taken de eerstvolgende actie definieert. Wat productiviteit bij veel mensen ogenschijnlijk moeilijk maakt is dat ze, wanneer een gedachte naar boven komt, niet direct weten hoe de taak uitgevoerd kan worden. Hierdoor blijft de taak slechts een abstract idee en zal het in de loop van de tijd steeds weer opnieuw in je gedachten opkomen. De eerst volgende actie is een duidelijk omschreven actie je uit voert om de taak af te ronden. Wanneer je de actie gedefinieerd hebt, heb je als het ware het denkwerk al gedaan en hoeft de taak alleen nog uitgevoerd te worden. Een voorbeeld: je schrijft niet op ´boodschappen voor avondeten kopen´, maar ‘ingrediënten voor Pasta bolognese kopen’, of zelfs alle ingrediënten die in de pasta zitten. Het denkwerk (in dit geval: wat ga ik kopen), is dan al gedaan en dat geeft rust.
De derde stap is het ORGANISEREN van de acties. Hiermee begin je pas nadat alle acties gedefinieerd zijn. Hier beschrijft Allen het ‘Do it, Delegate it, or Defer it’ principe. Wanneer de gedefinieerde actie minder dan 2 minuten kost, voer je hem meteen uit. De actie is zo eenvoudig dat het geen zin heeft deze op te volgen in een systeem. Delegeer de taak als je denkt dat deze meer geschikt is voor iemand anders om uit te voeren. De derde optie is het organiseren van de overgebleven taken. Het organiseren van taken gebeurt in Allen’s systeem op basis van lijstjes of stapels post-its in verschillende categorieën. Zo ontstaat er een lijst met acties van mensen te e-mailen, mensen te bellen, boodschappen te doen en bijvoorbeeld een lijst met uit te werken werkopgaven. Taken die tijdgebonden zijn plan je direct in je agenda in.
HERZIEN is de stap die nodig is om een tevreden gevoel te houden over je systeem, voor jezelf te bevestigen dat je de juiste taken hebt gedefinieerd en te bevestigen dat je ook alle taken in het systeem hebt opgenomen. Dit herzien kan dagelijks in 1 a 2 minuten, en/of iets uitvoeriger in 10 min wekelijks.
Tot slot uit UITVOEREN van taken. Hoe beslis je welke taken je op dit moment gaat uitvoeren? Op basis van context, beschikbare tijd, energieniveau en prioriteit. De context bepaald welke taken je op dit moment kan uitvoeren. Zit je bijvoorbeeld achter je bureau, dan kun je telefoneren en e-mailen. Ben je in de stad, kun je inkopen doen. Beschikbare tijd is ook een factor. Wanneer je 5 minuten tussen twee meetings over hebt is het geen goed moment om een actie van een uur te starten, maar een mailtje sturen kan wellicht wel. Beschikbare energie is ook een belangrijke factor. Sommige acties vragen hoge concentratie en kunnen niet op elk moment van de dag worden uitgevoerd. Een tip is om altijd een lijst met gedefinieerde acties te hebben voor de momenten waarop je weinig energie hebt op de dag, zodat je daar op dat moment ook niet over na hoeft te denken. dan de Prioriteit. Belangrijke zaken eerst. Deze prioriteiten zouden direct afgeleid moeten zijn vanuit de zes niveaus van werk: levensdoelstellingen (1) , 3-5-jaar-visie (2), 1-2 jaar visie (3), huidige verantwoordelijkheden (4), huidige projecten (4) en huidige gedefinieerde acties. De belangrijkste acties zijn acties die van beneden naar boven direct bijdragen aan succes op alle 6 de niveaus.
Het 5 stappen systeem van Getting things done is relatief eenvoudig, maar helpt mensen hun productiviteit en - wellicht nog belangrijker- hun eigen perceptie van productiviteit, te verbeteren. Het continu definiëren van de volgende concrete actie zorgt ervoor mensen nadenken over dingen, in plaats van aan dingen. De juiste prioriteit van taken bepalen leidt ertoe dat je altijd tevreden kunt zijn met de taken die je uitvoert, zelfs al kun je niet alle acties uitvoeren die je gedefinieerd hebt, omdat je weet dat je je tijd effectief besteed hebt. Deze inzichten maken dat dit boek van David Allen de moeite waard om te lezen.
Ga verder naar:
De Bedrijfsatleet - K.Gonnissen & A.Goudsmet (samenvatting)
BRON:
Allen, D., 2001, Getting Things Done, the Art of Stress-free Productivity, London: Penguin Books (bestel dit boek)
