In Managers as Mentors beschrijft Chip Bell aan de hand van vier fasen van een goed coaching gesprek (overgave, acceptatie, geven en uitbreiden) handvaten om als mentor effectief te zijn. Aan de grondslag van een goed mentorgesprek ligt de relatie tussen de mentor en protegé. het grootste gedeelte van het boek omvat dan ook handvaten om deze relatie te transformeren zodat beide medewerkers kunnen leren. Zo worden 4 stappen beschreven voor het creëren van een goede band, 4 stappen voor het geven van advies, 4 technieken voor het stellen van vragen en 4 methoden om de protegé te laten zien dat je begrepen hebt dat je als mentor geluisterd hebt.
In het introductie gedeelte van het boek wordt beschreven hoe een goede MENTOR-PROTEGÉ RELATIE inhoud. De definitie van een mentor is iemand die iemand anders helpt iets te leren wat deze persoon anders minder goed, langzamer of niet zo leren. De relatie tussen de twee heeft niets met macht te maken. Goede mentors zijn als vrienden of familie, in dat de relatie een veilige omgeving voor groei moet creëren waarbij de mentor onvoorwaardelijk geduld en acceptatie voor de protegé opbrengt. De mentor vervuld dus eigenlijk een rol als partner van de protegé, waarin de protegé zelf verantwoordelijk is voor zijn of haar leren en de mentor verantwoordelijk is voor het bieden van support, het faciliteren en zelf mee leren.
De eerste fase van het coaching gesprek is OVERGAVE waarin 4 stappen voor het creëren van kameraadschap, 4 stappen voor het geven van advies en 4 technieken voor het stellen van vragen wordt beschreven. 4 stappen voor het creëren van kameraadschap zijn: level communicatie door een open en positieve houding aan te nemen (1), een gebaar van geven te tonen zoals een kop koffie of een anekdote waarvan je weet dat de protegé het interessant zou vinden (2), ontvankelijkheid voor gevoelens, waarbij de mentor meer doet dan naar woorden luisteren maar het gevoel achter de woorden begrijpt (3) en een reflecterende respons geeft waarin blijkt dat de mentor net zo menselijk is als de protegé – ik ben net als jij -(4). 4 stappen voor het geven van advies zijn: vooraf stellen van het doel of probleem dat besproken wordt waardoor de context voor de protegé duidelijk wordt (1), het samen eens worden over de focus van de taak waarover advies gegeven wordt (2), toestemming vragen om advies te geven zonder het woord toestemming te gebruiken (3) en het geven van advies in eerste persoon enkelvoud – wat voor mij altijd werkt is… - (4). 4 technieken voor het stellen van vragen zijn: het maken van een set-up statement zodat de mentor en protegé op dezelfde golflengte zitten (1), vragen stellen op hoger-denk-niveau zoals een vergelijking met een andere situatie of een reflectie over de situatie (2), nooit het woord “waarom” aan het begin van de vraag zetten omdat snel het oordelend en beschuldigend overkomt (3) en enthousiast en nieuwsgierig zijn om mee te leren, want zowel enthousiasme als nieuwsgierigheid zijn besmettelijk (4).
De tweede fase van het coaching gesprek is ACCEPTATIE waarin de focus voor de mentor ligt op het begrijpen van de protegé. Belangrijk in deze fase is het begrijpen van de behoeften en bijbehorende angsten van de protegé en bevestigen dat de bootschap door de mentor is begrepen. Over het algemeen heeft elk individu één van de volgende 4 typen behoeften als prioriteit, met elk een bijbehorende angst. Mensen met primaire behoefte aan prestatie (1) waarderen prestatiefeedback beter dan persoonlijke feedback en kennen angst voor falen. Mensen met primaire behoefte voor erkenning (2) waarderen juist persoonlijke feedback boven prestatiefeedback en zijn vooral bang voor afwijzing. Mensen met behoefte aan macht (3) halen kracht uit het aansturen van anderen en zijn bang voor het feit dat anderen hun zwak vinden optreden. De mensen met de primaire behoefte voor controle (4) tot slot, focussen zich liever over de vorm dan de inhoud en zijn bang om fouten te maken. 4 manieren om te samenvatten wat de protegé heeft verteld zijn het herhalen van de boodschap in andere woorden (1), een generieke boodschap specifiek maken (2), een specifieke boodschap generiek maken (3) of de boodschap in tegengestelde termen herhalen (4). De kracht van elk van de technieken zit hem erin dat er andere woorden gebruikt worden dan de protegé gebruikt en er niet alleen lichaamstaal gebruikt wordt –zoals knikken- om duidelijk te maken dat de boodschap is overgekomen. Een extra tip om een goede relatie te behouden is het scheiden van complimenten en kritiek in een zin. Gebruik nooit het woordje ‘maar’ midden in een zin, dat doet afbreuk aan zowel het compliment als de kritiek.
De derde fase van het coaching gesprek beschrijft het GEVEN van de mentor aan de protegé. het is belangrijk om niet te belerend te zijn, de tijd te nemen voor coaching moment en gepassioneerd te zijn over het onderwerp waarover gesproken wordt. 5 tips om niet belerend over te komen zijn: elimineer bazige taal als ‘ik wil dat je..’ en ‘je zou moeten…’ (1), luister naar jezelf of je klinkt als een expert of een medestudent (2), elimineer dingen in de omgeving die verschil in positie benadrukken zoals een bureau of type kleding (3), gebruik andermans perspectief om samen tot een effectief nieuw perspectief te komen (4) en neem het leren serieus, maar jezelf niet – haha, ik maak altijd dezelfde fout - (5). Neem voldoende tijd om te coachen. Door de tijd te nemen laat je zien dat je de prestaties van de ander belangrijk vind. Constant op je horloge kijken is minpunten. Als je toch tijdgebrek hebt is het beter om een klein gedeelte goed te begeleiden dan het geheel in te korte tijd te proberen te behandelen, dat zou slechts tot verwarring leiden. Gebruik je passie om kennis over te dragen. Redenatie instrueert, maar passie inspireert. Daarnaast is passie eerlijk, authentiek en besmettelijk.
Tot slot de fase van het UITBREIDEN waarin onder anderen de volgende twee lessen staan beschreven: beschrijf het geheel voordat je in detail treedt en train de protegé om te denken in plaats van te doen. Het beschrijven van het geheel is vooral in een productieomgeving van belang zodat protegé begrijpt waarom bepaalde handelingen gedaan moeten worden. Dit motiveert om volgens afgesproken methode te werken. het laten denken in plaats van doen helpt om mensen voor te bereiden op afwijkende situaties. Vraag naar achtergrond redenen voordat de protegé een taak uitvoert. In een organisatie waarin continu verbeteren van alle medewerkers gevraagd wordt is het belangrijk om als managers als coach of mentor op te kunnen treden. Managers as Mentors staat vol met duidelijke tips om de relatie tussen twee medewerkers klaar te maken voor gezamenlijk leren en daarmee verbeteren.
Ga verder naar:
Gezag - M.van Vugt & M.Wildschut (samenvatting)
BRON: Bell, C.R, 1996, Managers as Mentors - Building a Partnership for Learning, San Fransisco: Berrett-Koehler Publishers
