Lean is een cultuur, een manier van denken, en bevat principes en tools die overal toegepast kunnen worden; thuis, in productie en ook op kantoor. Het doel van een 6S programma is verspillingen te voorkomen, waardoor medewerkers hun tijd aan waarde toevoegende werkzaamheden kunnen besteden.
In de kantooromgeving ondersteunt 6S de flow van papier en de flow van informatie. 6S activiteiten zouden zich daarom ook daarop moeten focussen. Hoe bewegen papieren zich door het kantoor of tussen verschillende kantoren? Hoe lang wacht een papier (en de collega na jou in het proces) voordat het verwerkt wordt? Hoe lang moet de medewerker zoeken voor hij het juiste papier gevonden heeft?
In het boek Lean Transformations worden 8 thema´s beschreven die je door middel van 6S in een bureau omgeving kan verbeteren, onderverdeeld in 3 categorieen: veiligheid, fysieke standaarden en virtuele standaarden (Panneman, 2017).
De eerste S van 6S staat voor SAFETY (VEILIGHEID). Net als in de productieomgeving heeft veiligheid in kantoren te maken met het voorkomen van ongelukken, maar ook met ergonomie en algemene werkomstandigheden.
Ongelukken voorkomen kan gedaan worden door bijvoorbeeld behalve meubels en prullenbakken niets op de vloer te leggen waarover gestruikeld kan worden. Ook kunnen kabels samengebonden en weggewerkt worden zodat niemand erachter blijft haken. Elektrische apparaten worden in de regel 1 keer per jaar elektronisch getest op veiligheid.
Algemene werkomstandigheden omvatten aspecten als het hebben van genoeg licht, frisse lucht en beperken van geluidsoverlast. Al deze aspecten dragen bij aan het hebben van een prettige, maar vooral ook gezonde werkplek.
Ergonomie heeft te maken met de werkplek indeling. Hebben alle medewerkers bureau en bureaustoel die bij hun grootte past? Hoe is de pc/laptop afgesteld? Een paar richtlijnen zijn weergegeven in afbeelding 1:
- Benen moeten in een hoek van 90 graden gebogen zijn
- Armen moeten in een hoek van 90 graden gebogen zijn
- Bij het typen moeten de onderarmen op het bureau leunen (ongeveer 2 cm
- Afstand tussen ogen en beeldscherm is een armlengte
Afbeelding 1: ergonomie bureauwerk
Na veiligheid omvat 6S het ontwikkelen van PHYSIEKE STANDAARDEN in een kantoor. Dit zijn de standaarden waarin elke medewerker voor zich definieert waar wat staat en hoe de flow van werk zo efficiënt mogelijk kan vloeien.
´Zoning´ kan helpen te definiëren waar wat in een bureau of kantoor staat. In een 6S event worden als eerste alle inhoud van kasten en bureaus uit het kantoor gehaald en gesorteerd, wat heb ik nodig en wat niet. Daarna wordt geschikt, waar staat wat. Voor het schikken kan gedacht worden verschillende zones (zie afbeelding 2).
- Zone 1 is de ruimte die je vanaf je bureaustoel zonder met de stoel te schuiven kunt oppakken. Dit zijn de dingen die op het bureau liggen continu gebruikt worden.
- Zone 2 is de ruimte die je met een lichte beweging bereiken kunt, zoals een ladekast onder je bureau. Hierin bevinden zich spullen die dagelijks gebruikt worden.
- Zone 3 is de ruimte die zich nog steeds in het kantoor bevind, waarvoor je moet opstaan om ze te pakken. In deze zone bevinden zich dingen die men wekelijks nodig heeft, zoals referentie materiaal, literatuur, etc.
- Zone 4 beschrijft de ruimte buiten het kantoor, zoals gedeelde ruimtes (pauze-, koffie-, kopieer-)
- Zone 5 zijn de overige ruimtes waar zich spullen bevinden die zelden gebruikt worden, zoals een archief ruimte.
Afbeelding 2: 5 zones bij 6S
Wellicht nog belangrijker dan het orderenen van hulpmaterialen is het standaardiseren van papier processen waarbij daadwerkelijk papier door een bureau vloeit. Vragen die van belang zijn bij het definiëren van 6S standaarden zijn:
- wat is mijn Work-In-Process (WIP)?
- Hoe komt WIP het kantoor binnen?
- Waar gaat het werk heen als de persoon klaar is met zijn of haar opgave?
- Hoe weet de medewerker aan welke opdracht hij als eerste zal werken?
Drie voorbeelden van hoe WIP kan worden verzameld op een kantoor of bureau zijn in afbeelding 3 afgebeeld. Hiermee wordt zichtbaar hoeveel werk er wacht om verwerkt te worden. Om verspillingen te voorkomen kan nagedacht worden waar de in- en output punten zich bevinden, bijvoorbeeld op een bureau, voor de deur van een kantoortuin of misschien zelfs op een communicatiecell of Heijunkaboard.
Afbeelding 3: 6S bureau voorbeelden
Naast die fysieke standaarden is een belangrijk deel van 6S op kantoor de VIRTUELE STANDAARDEN, op de computer en servers. Hierbij kan gedacht worden aan standaarden over het afhandelen van E-mail, hoe een mappenstructuur is opgezet op een server en het afschaffen van het hebben van lokale kopieën.
Het verwerken van Email omvat vaak veel verspillingen. Herlezen, vergeten te antwoorden, zoeken naar oude mails, het kost allemaal tijd. Een slim Inbox systeem omvat alleen mails waaraan voor de ontvanger nog een actie verbonden is. Gelezen e-mails en e-mails waarbij geen actie meer nodig is, kunnen gearchiveerd worden. Meer informatie over het optimaliseren van E-mail is te vinden in het artikel: Lean Toolbox – Email (outlook).
Op de computer wordt gewerkt met een mappenstructuur. Een aantal vuistregels voor een efficiënte mappenstructuur zijn het hebben van een standaard nummering voor verschillende afdelingen, en de vuistregel dat de mappenstructuur maximaal 6 niveaus omvat, wat betekent dat elk document in maximaal 6x2 muisklikken gevonden kan worden.
Een derde thema in het kader van virtuele standaards is lokale kopieën zoveel mogelijk te meiden door zo veel mogelijk werken met centrale servers waarbij verschillende groepen medewerkers toegang hebben. Dit voorkomt het probleem van het hebben van verschillende versies van bestanden waardoor veranderingen verloren kunnen gaan wanneer verschillende versies heen en weer gekopieerd worden.
6S is een tool voor orde en netheid en helpt problemen zichtbaar te maken en verspillingen in processen te voorkomen. Ook in kantoorprocessen waarin papier of e-mails doorgeschoven worden bevind zich veel wachttijden, zoektijden en extra werk.
Focus bij 6S activiteiten in een kantooromgeving op zowel de fysische als de virtuele werkplek en vraag bij elk voorstel of de verbetering de veiligheid en of de flow van activiteiten verbeterd of niet. Alleen wanneer het antwoord op de vraag ´ja´ is, kan de standaard worden ingevoerd. Note: een gele lijn om een beeldscherm plakken hoort over het algemeen niet tot deze categorie.
Een laatste tip om 6S in kantoren door te voeren is het uitreiken van kleine prijzen voor bijvoorbeeld het oudste document dat gevonden is, het grootste aantal pennen dat iemand op zijn werkplek had of het grootste aantal uitgesorteerde documenten en spullen.
ga verder naar:
Lean Toolbox - Email (Outlook)
BRON:
Panneman, T, 2017, Lean Transformations - when and how to climb the four steps of Lean maturity, Maarssen (NL): panview (samenvatting / bestel dit boek)
