In zijn boek Anders Vasthouden, beschrijft Wouter Hart negen sleutels die kunnen helpen om de cultuur in jouw organisatie te veranderen naar een organisatie waarin handelen vanuit de bedoeling voorop staat. Bij elk probleem die medewerkers tegenkomen, wil je dat ze handelen vanuit het doel van de organsiatie, en nicht slechts vanuit hun op papier geschreven protocol.
De eerste drie sleutels gaan over het creeren en acteren van uit een geladen bedoeling. Sleutel vier tot zes gaan over de wakkere leefwereld waarin je medewerkers uitdaagd tot actie, en de laatste drie sleutels over de ondersteunende dynamiek die nodig is om de eerste zes sleutels te ondersteunen.
De eerste sleutel gaat over het bepalen van DE WERKELIJKE OPGAVE. Alles van wat we doen zou moeten bijdragen aan dit overkoepelende doel, of zoals de de auteur beschrijft: de bedoeling. Hart beschrijft het gevaar, dat organisaties, teams en individuen regelmatig te vast in hun eigen deel probleem handelen. Het gevaar schuilt hierin, dat acties en standaarden belangrijker worden dan het realiseren van het eigenlijke doel. Dit is een groter risico in situaties waarin het definieren van standaarden heel moeilijk zijn, zoals in probleemgezinnen. Om een gezin uit de problemen te helpen is het van belang om naar de gehele situatie te kijken en dat verschillende instanties samenwerken om te beslissen wat voor de familie het beste is, in plaats van elk een klein stukje van hun puzzel te proberen op te lossen.
Om de werkelijke opgave te begrijpen is er EEN ANDER HOUVAST nodig. Hart beschrijft dat we mensen moeten leren vanuit principes te handelen in plaats vanuit standaarden. Natuurlijk helpen standaarden om kwaliteit te waarborgen, maar de mens moet altijd in staat zijn om te beoordelen of het volgen van de standaard in een specifieke situatie bijdraagt aan de bedoeling. Hierdoor onstaat een leer- en verbetercyclus. De beste manier om vanuit principes te handelen is volgens Hart om een verhaallijn te creeren voor jouw organisatie of team. Een verhaallijn helpt mensen zich te identificeren met het team of de organisatie, en ook met de bedoeling.
Om in omgang met klanten beter vanuit de bedoeling te kunnen handelen, beschrijft Hart als derde sleutel de verschuiving van ABSTRACTE KLANT TOT DIE ENE MENS. Door een klant persoonlijk te benaderen, alsof het je moeder is, ben je in staat de klant beter van dienst te zijn. Een bekend voorbeeld vanuit de media is het verhaal van Aylan, de jonge vluchteling die gestorven is bij de overtocht naar europa en op het strand aanspoelde. Plotseling waren vluchtelingen niet meer een abstract begrip, maar voelden mensen zich emotioneel bij hen betrokken, omdat ze een gezicht voor ogen hadden.
In de eerste drie sleutels gaat het erom om mensen vanuit de bedoeling te laten denken. De vierde sleutel gaat erom om mensen HET OPLOSSEND VERMOGEN te geven om ook te kunnen handelen vanuit de bedoeling. Hierbij is het als eerste belangrijk om de eigenaarschap van het probleem bij de ander te laten. Het team of het individu is verantwoordelijk voor het probleem, niet de manager. Vervolgens kun je als manager dan naast de ander gaan staan en vragen stellen. Wat is belangrijk voor die persoon bij het oplossen van het probleem? Tot slot kun je dan met de ander het probleem oplossen. Dit betekent wederom dat niet de manager het probleem oplost, maar dat deze het individu of het team ondersteund bij het oplossen van hun problemen.
De volgende stap is het bepalen van EEN PASSENDE UITDAGING voor iedereen, de vijfde steutel. Om een geschikte uitdaging te vinden is een balans tussen uitdaging en vaardigheden van belang. Voor elke opdracht of taak, is het volgens Hart van belang om vooraf af te stemmen in hoeverre de volgende vijf onderwerpen fixed zijn, of vrij in te vullen: verwachting, kaders, visie, ondersteuning en monitoring. In plaats van SMART doelstellingen top down te definieren, is het beter om deze vijf thema’s vooraf gezamelijk te bespreken. De mate waarin elk van deze thema’s vooraf vast gedefinieerd kunnen zijn hangt namelijk af van het probleem, maar ook van de ervaring van de persoon die de taak uitvoerd.
De zesde sleutel sluit aan bij de derde sleutel, en heet: DE LETTER VANUIT DE GEEST. De letter beschrijft de standaarden die op dit moment gedocumenteerde zijn, en de geest staat voor de bedoeling die de standaard probeert te bereiken. Hart beschrijft dat het van belang is, mensen aan te moedigen om hun kennis en ervaring te gebruiken om de letter tot op zekere hoogte te kunnen aan passen, om de bedoeling beter te dienen.
Sleutel zeven beschrijft het creeren van EEN CULTUUR VAN VERANTWOORDELIJKHEID. Een prachtig lean voorbeeld dat Hart aanhaalt is het creeren van team boards, waarbij het team zelf verantwoordelijk is voor hun problemen. Door team boards met prestatie indicatoren te creeren, geef je het team de mogelijkheid zelf vertantwoordelijkheid te nemen voor hun acties, en problemen. Houdt daarbij de vorige sleutel in acht: de geest is belangrijker dan de letter, en je wilt mensen niet ontslaan van hun taak om een oplossing te vinden vanuit de bedoeling.
Sleutel acht gaat vervolgens om het VINDEN VAN STEVIGHEID binnen de teams. Gebaseerd op Otto Schramer’s Theory U, is het belangrijk om mensen deel te laten uitmaken van de verhaallijn van de organisatie. Geef mensen de ruimte om te praten over of de gekozen oplossingsrichtig past binnen de verhaallijn. Nog maals: je wilt niet dat mensen zich 100% vasthouden aan de geschreven letter, en daarmee stoppen na te denken, en stoppen creatief bij te dragen aan het continue verbeteren van organisatie processen.
Tot slot beschrijft Hart de HET DENKEN IN DYNAMIEKEN als negende sleutel. Deze sleutel is gelinkt met het vinden van een passende uitdaging. Wanneer je een team hebt waarin inidividuen verschillende output leveren, is het beter om iedereen eenzelfde verbeter doelstelling te geven, in plaats van alleen de minst preseterende. Het is dus beter om 10 mensen ieder ½ seconde te laten verbeteren, als de langzaamste persoon 5 seconden. Dit heeft daarmee te maken dat iedereen zou moeten verbeteren vanuit zijn of haar eigen norm, en niet die van een ander. Hierdoor vergroot je het eigenaarschap van het probleem, en daarmee ook de motivatie.
Anders Vasthouden is een geweldig boek, dat naadloos aansluit bij het creeren van een lean cultuur, ookal benoemd Hart dit zelf niet zo direct. De negen sleutels zijn een goede input voor elk manager die de slagkracht van zijn of haar organisatie wil vergroten, door het potentieel van elke medewerker te gebruiken om echte waarde voor de klant te creeren, in plaats van domweg binnen hun eigen kleine afdeling een protocol te volgen.
Ga verder naar:
The Progress Principle - T.Amabile, S.Kramer (samenvatting)
BRON:
Hart, W., 2017, Anders Vasthouden – 9 Sleutels Voor Het Werken Vanuit De Bedoeling, Amsterdam: Vakmedianet (bestel dit boek)
