5S is de naam die is afgeleid van de vijf fasen van het organiseren van een werkplek, die van origine is beschreven in het Japans en later is vertaald in andere talen, waaronder het Nederlands. Elk van de vijf fasen begint met de letter S, vandaar de term "5S". De vijf woorden die het meest worden gebruikt om elke fase in het Nederlands te beschrijven, zijn als volgt:
Scheiden - met het doel om alleen de benodigde items op elke werkplek te behouden.
Schikken - om te voorkomen dat mensen zoeken naar items en om de hoeveelheden items in een bepaald gebied te beperken.
Schoonmaken - met het doel om mensen in een vroeg stadium problemen te laten ontdekken en voorkomt dat vuil de productkwaliteit in gevaar brengt.
Standaardiseren - met als doel de afspraken op elke werkplek te tonen en te documenteren.
Standhouden - met als doel deze standaarden in stand te houden en stimuleert verbeteringen van de standaard in de loop van de tijd.
Sommige bedrijven voegen een zesde "S" toe aan deze lijst voor safety, wat in het Nederlands als "Veiligheid" wordt beschreven, om ervoor te zorgen dat de veiligheid in overweging wordt genomen bij het ontwerpen van een werkplek.
5S wordt dan meestal omgezet in Veiligheid +5S. Hoewel ik het ermee eens ben dat veiligheid altijd in overweging moet worden genomen bij het organiseren van een werkplek (bijvoorbeeld op het gebied van ergonomie), kies ik ervoor om dit boek te richten op de 5S-principes en de doelen die ermee kunnen worden bereikt op de manier zoals ze oorspronkelijk zijn beschreven in lean-literatuur.
5S is een methode is die wordt gebruikt op het eerste niveau van lean volwassenheid, dat beschrijft hoe de standaarden in de organisatie zijn vastgelegd. Alleen als iedereen die op de werkplek werkt het eens is over wat de veiligste en meest efficiënte manier van werken is, kunnen ze de volgende mogelijke verbeteringen bespreken.
Als deze standaarden niet aanwezig zijn, kunnen mensen op verschillende manieren werken, wat leidt tot variantie in output, variatie in doorlooptijden en communicatiefouten omdat mensen ongewild over verschillende problemen praten.
Door te identificeren en te demonstreren hoe een werkstation georganiseerd moet worden om efficiënt te werken en hoe het lopende proces beheerd wordt, kunnen afwijkingen van de standaardwerkwijze zichtbaar worden voor de getrainde waarnemer. Daarom wordt 5S beschouwd als een visueel managementinstrument. Het helpt om afwijkingen van de gebruikelijke staat van de werkplek te visualiseren.
Een goed voorbeeld van een 5S-gerelateerde techniek is het schaduwbord, waarin een bord aan de muur naast het werkgebied opgehangen wordt. Op het bord zijn de hulpmiddelen die door de operator op die werkplek worden gebruikt op een duidelijke en toegankelijke manier zichtbaar.
De klassieke implementatie van dit bord omvat het weergeven van de 'schaduwen' van de verschillende hulpmiddelen op de locatie waar een bepaald hulpmiddel geplaatst zou moeten worden.
Als het gereedschap niet op het bord staat, geeft de zichtbare schaduw aan dat het ontbreekt. Dit helpt de medewerker het hulpmiddel te vinden of te vervangen voordat een operator deze op locatie nodig heeft, waardoor het product niet hoeft te wachten totdat de operator het hulpmiddel gevonden heeft.
Dit belicht een belangrijk deel van 5S. Het is niet alleen het organiseren van de werkplek die de medewerker de voordelen biedt van een overzichtelijke werkplek. Het is de cultuur rond het gebruik van de visuele standaarden die de echte efficiëntievoordelen bieden. Als een gereedschap op het schaduwbord ontbreekt en niemand reageert op het visuele signaal, dan kan het ontbrekende hulpmiddel nog steeds leiden tot een vertraging in de productie, ongeacht hoe weinig nutteloze hulpmiddelen er in de buurt van de machine te vinden zijn.
5S is daarom niet alleen een combinatie van technieken om een werkplek in te delen, maar een begin van een cultuur waarin mensen denken en handelen op een manier die is gebaseerd op de visuele aanwijzingen die hun werkplekorganisatie hen biedt.
Vanwege dit culturele aspect is het belangrijk voor een succesvolle 5S implementatie dat teams hun eigen 5S standaarden definiëren. Dit betekent dat als een team een specifiek werkstation opnieuw ontwerpt, ze moeten bespreken of een bepaald hulpmiddel nodig is en wanneer het gebruikt moet worden, zodat ze hun eigen visuele aanwijzingen ontwerpen. Daarbij werken ze niet alleen aan de eerste fase van werkplekorganisatie, het is ook de voorbereiding voor het definiëren van Standard Operating Procedures (SOP's) die de specifieke beschrijving bevatten van hoe een taak moet worden uitgevoerd (dat is het tweede hulpmiddel beschreven voor het eerste niveau van lean volwassenheid in mijn boek Lean Transformations).
Voordat we op meer details ingaan over het concept en de principes van elk van de 5S-en, beschrijf ik graag eerst enkele voorbeelden waarin 5S wordt toegepast om een ruimte te organiseren, zonder dat we het ons realiseren, of dat we het 5S noemen.
Er bestaat geen twijfel over dat jouw keuken een aantal 5S standaarden bevat. Thuis hebben de meeste mensen een vaste locatie voor alles wat er staat. Potten en pannen, bestek en glazen - alles wordt elke keer op dezelfde plek geplaatst. De kans is groot dat de dingen die je het meest gebruikt, worden bewaard op de plek die het gemakkelijkst toegankelijk voor jouw is wanneer je ze nodig heeft.
Koffiekoppen bevinden zich bijvoorbeeld in de buurt van de koffiemachine en zeep zal zich naast de gootsteen bevinden. Keukenapparatuur die minder vaak gebruikt wordt, kan hogerop staan, achterin de kast of zelfs in een andere kamer als ze slechts een paar keer per jaar gebruikt worden.
Al deze "standaarden" voor het organiseren van de keuken helpen ons (onbewust) om efficiënt te zijn in de routinetaken die we in ons dagelijks leven doen. Als we een kop koffie zetten, hoeven we nooit de koffiekopjes te zoeken, omdat ze altijd op dezelfde plank staan. We hoeven niet verschillende kasten te openen en ons af te vragen waar onze partner ze deze keer na het afwassen heeft neergezet.
We vinden 5S-standaarden ook in supermarkten terug. Gelukkig worden alle groenten dicht bij elkaar gehouden, en dat geldt ook voor zuivelproducten. Producten worden ook altijd op dezelfde plek geplaatst om te voorkomen dat wij als klant ernaar moeten zoeken. Stel je voor wat er zou gebeuren als dit niet het geval was. We zouden elke keer dat we boodschappen doen de hele supermarkt moeten doorzoeken om de producten te kunnen vinden en boodschappen doen zou een behoorlijk tijdrovend klusje worden.
Het concept van 5S is daarom niets nieuws. Bijna iedereen is routinematig blootgesteld aan het concept en zelfs in werkomgevingen weet ik zeker dat je al een aantal onofficiële 5S-standaarden gedefinieerd heeft om jouw werkomgeving efficiënter te maken. Veel kantoorgebouwen hebben op verschillende verdiepingen dezelfde indeling zodat je altijd gemakkelijk het toilet of de printruimte weet te vinden, en bovendien zijn de toiletten altijd aangeduid met een plaatje van een man of een vrouw om te voorkomen dat je een verkeerde ruimt betreed.
Nooduitgangen worden op kantoor en zelfs op internationaal niveau altijd op dezelfde manier aangeduid zodat je waar je ook bent, altijd veilig het gebouw kunt verlaten mocht er een calamiteit optreden.
In het volgende artikel worden de tools die je kunt gebruiken bij elk van de 5 fasen van 5S in het kort beschreven:
Ga verder naar:
5S in de praktijk - Scheiden en Schikken
Dit artikel is een hoofdstuk uit het Nederlandstalige boek: structureren met 5S.
BRON:
Panneman, T., 2019, Structureren met 5S - De Leantool voor Effectieve Verbetering in Organisaties, Dublin: MudaMasters (samenvatting / Bestel dit boek)
