Dit is het derde artikel in de serie over de D2MAIC project structuur. In deel 1 hebben we de Discovery en de Define fase besproken. In deel 2 hebben we de Measure en Analyze fase onderzocht. Dit artikel beschrijft de Improve en Control fase van het project.
De IMPROVE FASE van het project gaat over het implementeren van tegenmaatregelen welke het in de voorgaande fases beschreven en geanalyseerde probleem kan verhelpen. Er zijn drie doelen in deze fase: het ontwikkelen van ideeën voor verbetering, het selecteren van de juiste tegenmaatregelen en het implementeren van de tegenmaatregelen.
Voor idee selectie is een handige tool om te gebruiken de benefit-effort matrix. Zet simpelweg alle ontwikkelde tegenmaatregelen in de grafiek gebaseerd op de geschatte moeite wat het zal vergen om te implementeren (technische moeite, kosten, middelen) en de voordelen die het brengt in de zin van het bereiken van de doelen eerder bepaald in de define fase.
Figuure 1: een benefit-effort matrix
Wanneer het bepaald is wat je moet implementeren is het tijd om te bepalen wanneer het gaat gebeuren. Dit is waar het implementatie plan aan bod komt. Het plan zou de in de vorige stap bepaalde acties moeten bevatten met een tijdlijn welke de taken inplant voor specifieke dagen of weken (zie figuur 2).
Meestal zijn er twee rijen per actie, de geplande tijd (in blauw) en de daadwerkelijke tijd (in groen). UIteraard kunnen de acties in kleinere acties afgebroken worden en verschillende eigenaren hebben.
Figuur 2: een voorbeeld van een implementatie plan
Een planning tool welke jouw projectplan naar het volgende niveau zal brengen is de PERT grafiek waarin PERT een acroniem is voor program evaluation and review technique. In de PERT grafiek visualiseer je niet alleen de taken op een tijdlijn, maar je laat ook het kritische pad van het project zien. Het voorbeeld in figuur 3 laat de basis zien.
-
De rode acties geven het kritische pad weer, de blauwe acties de andere acties.
-
Iedere activiteit heeft 6 variabelen, drie van boven en drie van onderen.
-
De bovenste rij laat ons zien op welke dag de actie start, het aantal benodigde dagen voor de activiteit en de laatste dag van de actie. Neem bijvoorbeeld activiteit E: deze activiteit duurt 5 dagen, begint op dag 10 en zal dus eindigen op dag 15.
-
De onderste rij laat ons zien wat de maximale vertraging van een taak kan zijn zonder het complete project te vertragen, met van links naar rechts: De laatst mogelijke begindatum, het maximum aantal dagen vertraging en de laatst mogelijke einddatum. Wanneer we bijvoorbeeld naar activiteit B kijken dan kunnen we zien dat het op dag 10 af moet zijn om het project op schema te houden. Het verschil tussen 10 en 6 (rechtsboven) is maximaal 4 dagen vertraging. Dit betekent dat de activiteit op zijn laatst op (0 + 4 =) dag 4 moet beginnen.
Figuur 3: voorbeeld van een PERT grafiek
De laatste fase van het project is DE CONTROL FASE. Dit is de fase waarin bewezen is dat de acties van de implementatiefase hebben geleid naar verbeteringen welke gesteld waren voor dit project, dat de duurzaamheid van de resultaten zeker zijn en waar succes wordt gevierd.
Een makkelijke manier om verbeteringen te laten zien is door Statistical Process Control (SPC) te gebruiken. Binnen deze tool kunnen proces grafieken het gedrag van een proces in statistische termen weergeven, Figuur 4 weergeeft een voorbeeld van de proces grafiek waarin verbeteringen zijn gemaakt aan het einde van het eerste kwartaal van het jaar, wat heeft geleid tot meetbare verbeteringen bij het tweede en derde kwartaal. We kunnen zien dat de gemiddelde waarde (de groene lijn) is teruggebracht tot 10 en de variatie van het proces is teruggebracht en beweegt tussen 25 en -2 (de boven en onder controle limieten, rode lijnen).
Figuure 4: voorbeeld van process chart
Om de resultaten van het project te behouden is het belangrijk dat nieuwe manieren van werken worden gedocumenteerd in Standard Operating Procedures (SOP) en om de werknemers te informeren over of trainen in de nieuwe manier van werken. In mijn droom ontwerp heeft ieder team fysieke SOP’s bij het werkstation waar de taak wordt uitgevoerd. Wanneer er ooit een verandering is geweest in de manier van werken, dan wordt de nieuwe SOP aan de mensen uitgegeven tijdens de dagelijkse team board meeting. De proces grafiek hierboven afgebeeld kan ook geplaatst worden op het team board om de resultaten gedurende een bepaalde periode te blijven volgen. Om er zeker van te zijn dat de nieuwe instructies gevolgd worden zou je ervoor kunnen kiezen om een tijdelijke kamishibai check te creëren voor dit onderwerp. Kamishibai is de mini-audit welke ons helpt om willekeurig te zien of mensen zich bewust zijn van het veranderde document en of ze er ook naar werken.
Naast kaizen en A3 zijn projecten een manier om je bedrijf te verbeteren. Het liefst zijn ze direct gekoppeld aan jouw organisatorische doelen en duren ze ongeveer 6 maanden om af te ronden. D2MAIC is een manier van projectbeheer en wordt vaak gebruikt binnen Lean (of) six sigma programma’s (al voegen veel bedrijven de discovery fase niet als een officiële stap toe, ze gebruiken alleen DMAIC). Het volgen van de fasen structuur helpt zowel het projectteam en het managementteam om de voortgang van het project te volgen en om er zeker van te zijn dat de jaarlijkse doelen van de organisatie worden behaald. D2MAIC is daarom een waardevolle tool.
Ga verder naar:
