Deel één van deze reeks beschreef wat een burn out is en zes mogelijke rededen die tot een burn out voeren. Daarnaast beschreef ik verschillende categorieen van intevinieren, op persoonlijk niveau (wat kan ik voor mijzelf doen) en op management niveau (wat kan ik als leidinggevende voor mijn team leden doe).
In dit tweede artikel in deze reeks zoomen we in op de interventies op persoonlijk niveau.
Er zijn veel boeken en blog artikelen geschreven over methoden die helpen een burn out te voorkomen. In dit artikel wordt het wetenschappelijk onderzoek van Semmer (2005) gebruikt als kapstok om de technieken te sorteren aan de hand van drie categorieen: je persoonlijke doelstellingsstrategie, je veerkrachtslevel en je omgangsmeganismen (Semmer, 2005).
Met DOELSTELLINGSSTRATEGIE wordt de strategie bedoeld die iemand gebruikt om persoonlijke doelstellingen te zetten. Doelstellingen bepalen hoe wij succes ervaren wanneer we ze halen, en stress wanneer we de doelstelling niet halen. Semmer beschrijft drie verschillende soorten doelstellingen die tot stress kunnen voeren (Semmer, 2005).
Taak gerelateerde doelstellingen. De meest voordehandliggende reden voor het ervaren van stress is wanneer je een taak niet afkrijgt binnen de termijn die je (al dan niet voor jezelf) gezet hebt. Taken op het werk, maar ook zelf geplande taken als het rennen van een marathon binnen een bepaalde tijd, of het bouwen van je eigen huis, kunnen leiden tot het gevoel van het hebben van te veel taken en te weinig tijd, wat tot overspanning kan leiden.
Identiteitsgerelateerde doelstellingen. Deze categorie omvat doelstellingen die je niet zozeer voor jezelf zet omdat ze binnen je kracht of je passie liggen, maar omdat anderen die van jou verwachten. Bijvoorbeeld de goede ingenieur die gepromoveerd wordt tot manager van de engineering afdeling omdat hij de beste ingenieur is. Wie zegt dat de beste ingenieur ook de beste manager is? En welke goede ingenieur heeft de moed om de promotie af te wijzen wanneer deze niet in zijn persoonlijke sterkte ligt?
Zelfbeeld gerelateerde doelstellingen zijn doelstellingen die je jezelf oplegd omdat je wilt dat de wereld jou op een bepaalde manier ziet. Dit kan tot stress leiden wanneer deze doelstellingen onmogelijk te halen zijn, zoals het zijn van de perfecte ouder met een athletisch lichaam en ook nog een super succesvolle carriere.
Er zijn verschillende interventie mogelijkheiden op basis van deze verschillende vormen van doelstellingsstrategieen. Hier volgen vijf voorbeelden die besproken worden in verschillende persoonlijke ontwikkelings boeken:
- Priorizeer taken gebaseerd op het model van belang en urgentie (Covey, 1989). Het doel is om te stoppen met het doen van onbelangrijk werk, en belangrijke taken af te handelen voordat ze urgent worden.
- Gebruik het Pareto principe om de hoeveelheid belangrijke taken te reduceren om succesvol te zijn (Koch, 2013). 20% van taken leiden tot 80% van het resultaat, dus focus op die 20%, of wellicht zelfs the 20% van die 20%. Je kunt het Pareto principe net zolang toepassen tot je slechts 1 taak over hebt om op dit moment op te focussen (Keller & Papasan, 2012).
- Ontwikkel een systeem voor jezelf om al het werk dat gedaan moet worden visueel te maken zoals beschreven in het boek Getting Things Done (Allen, 2001). Gebruik bijvoorbeeld voor zakelijke actie management het E-mail systeem dat ik beschrijf in mijn boek Lean Transformations (Panneman, 2017).
- Kies je cariere pad baserend op je persoonlijke sterkten en niet op basis van wat jouw omgeving vind. Theorieren die hierbij helpen zijn de Belbin’s team rollen (Belbin, 1981), of de Insight Discovery kleuren gebaseerd op de persoonlijkheidstypen van Karl Jung.
- Probeer je ten alle tijden op slechts één ding te focussen (Galler & Papasan, 2012). We zien waanzinigge prestaties op het internet verschijnen, maar we vergeten vaak dat de mensen die deze extreme prestaties leveren zich volledig op dat ene doel focussen, en zeer waarschijnlijk daarvoor een tol betalen in hun andere levensaspecten.
De tweede categorie beschrijft DE HOEVEELHEID VEERKRACHT die je hebt om te herstellen van tegenslagen. Er zijn tenminste vier factoren die de snelheid beschrijven waarin je kunt herstellen van een stresvolle situatie (Semmer, 2005):
Taaiheid (Hardiness). Hoe taaier je bent, hoe meer stress je kunt hebben voordat je gestresst voelt. Drie onderdelen van taaiheid zijn betrokkenheid, het gevoel van uitdaging en het gevoel van controle op de situatie. (drie van de oorzaken van stress beschreven in het eerste artikel in deze serie)
Gevoel van samenhang van je omgeving. De meer strutureel, voorspelbaar en verklaarbaar je omgeving is, hoe minder snel je stress ervaart.
Zelf vertrouwen. De mate van vertrouwen dat je hebt dat je een taak kunt uitvoeren. Hoe meer zelfvertrouwen, hoe minder snel je voelt dat je te veel taken hebt toegewezen gekregen of dat de taken te complex zijn.
Optimisme. Het gevoel dat alles op zijn pootjes terecht komt, is als een buffer voor stress omdat optimisme ertoe leidt dat je pro actief stappen onderneemd in tegenstelling tot pessimisme, dat vaak tot reactieve ontkennigs-geoeriënteerde strategieen leidt.
Hier volgen zes interventies om veerkracht op persoonlijk level te verbeteren, gebaseerd op verschillende persoonlijke ontwikkelings theorieën.
- Taaiheid kan versterkt worden wanneer je betrokkenheid ten opzicht van de taak verbeterd. Binnen een team of een familie is hier contrcutief conflict voor nodig (Lencioni, 2002). Wanneer je je durft te uiten over een thema, groeit de mate waarin je je betrokken voelt met de uitkomst van de discussie.
- Om je te durven uiten in groepsverband, beschrijft Lencioni dat het belangrijk is om een vertrouwensband te creeren met je team genoten. Stephen covey beschrijft 13 tips hoe je zelf een betrouwbaar persoon kunt worden om vertrouwen te vergroten met onder anderen ‘directe communicitatie’, ‘transparant zijn’ , ‘het goedmaken van jouw fouten’ en ‘het nakomen van beloften’ (Covey, 2006).
- Om te reflecteren over het gevoel van uitdaging dat je hebt kan de theorie van John Maxwell helpen dat je moet proberen 80% van je tijd aan taken binnen je persoonlijke sterkte zone te werken, 15% binnen je leerzone, en 5% buiten je sterktezone en 0% binnen je zwaktezone (Maxwell, 2011).
- Een volgende theorie die je kan helpen om constuctief te communiceren is de kunst van cruciale gesprekken (Patterson, 2012). Het leren voeren van gesprekken op de belangrijkste momenten vergroot niet alleen je taaiheid, maar ook je zelfvertrouwen.
- Meer tips om je zelfvertrouwen verbeteren zijn onder anderen de 12 tips van het positivity blog (Edberg, 2013). Deze tips omvatten onder anderen het vergelijken van jezelf met jezelf (in plaats van anderen), tegen jezelf leren praten op een constructieve in plaats van een critische manier, en het loslaten van perfectionisme.
- Optimisme is onder anderen gelinkt aan hoe energiek je je voelt. Dit betekent dat je je optimisme kan laten groeien wanneer je je eigen energieniveaus verbeterd. Plan genoeg tijd in om je batterijen op te laden door middel van stort, gezonde voeding, sociale contacten, humor, ontspanning en slaap (Gonnissen & Goudsmet, 2013).
Tot slot staan we stil bij VERSCHILLENDE OMGANGSMECHANISMEN van stress. Er zijn verschillende theorieën en modellen die omgangsmechanismen afbeelden die mensen gebruiken om met stress om te gaan. Aangezien elke situatie anders is, en ieder persoon ook, bestaat er geen juiste of onjuist methode om met stress om te gaan. Hierdoor wordt het lastig om één model te kiezen die het beste is. Voor dit artikel gebruik ik de twee meest bekende modellen om interventies te definieren:
Probleem-georiënteed versus emotie-georiënteerd. Probleem georiënteerd te werk gaan betekent dat je rationeel probeert de grond oorzaak van het probleem te vinden. Je neemt controle over de situatie, verzamelt data en weegt het positive af tegen het negatieve (Lazarus & Folkman, 1984). Emotie georiënteerd werken betekent dat je bij jezelf te raadde gaat om te wat je precies voelt en hoe je beter met die gevoelens kunt om gaan. Over het algemeen is de effectiefste methode eerst rationeel te werk te gaan en de oorzaken weg te nemen, en als dat niet lukt de emotionele aanpak te gebruiken om de impact ervan te reduceren.
Actieve versus Passieve houding ten opzichte van problemen is de tweede bekende theorie die omgang met stress beschrijft. Pro-actieve acties zijn probleem oplossing, het zoeken naar humor, of het vragen naar hulp, waar passieve reactive houdingen de over het algemeen meer destructieve beschrijven: iemand anders de schuld geven, het probleem ontkennen, of het probleem negeren.
Hier volgen een aantal interventie strategieën op persoonlijk niveau om beter met stress te leren omgaan:
- De 5x waarom analyse is de rationele methode om de hoofdoorzaak van een probleem te vinden. Wat in lean bedrijfsprocessen werkt, werkt ook in je prive leven. Achterhaal waarom je je gestrest voelt in een bepaalde situatie en kies uit de volgende twee acties: werk aan je houding ten opzichte van de situatie, of voorkom dat je nog een keer in een vergelijkbare situatie terecht komt.
- Combineer de rationele met een actieve houding en start met het definineren van concrete acties voor jezelf: wat kan jij nu doen wat al het andere in de toekomst voor je zelf gemakkelijker maakt (Keller & Papasan, 2012)?
- Een emotie georiënteerde strategie is meditatie. Focus op een bepaald mantra of probeer juist aan niets te denken. Op deze manier kun je je gedachte leren ontspannen en stress als het ware van je af laten glijden.
- Een iets minder spirituele methode is Yin Yoga of een het krijgen van een massage. Beide emotie georiënteerde methoden zijn gebaseerd op de theorie dat emoties vast komen te zitten in je spieren, en dat de yoga en massages je helpen de spieren te strekken waardoor de emoties vrijkomen en kunnen wegstromen.
- Tot slot is het gebruik van pen en papier een goede manier om met stress om te gaan. Het bijhouden van een dagboek en het positief herkaderen van gebeurtenissen helpt om een overzicht voor jezelf te schappen en heeft een onstpannende werking.
Samenvattend zijn bijna alle peersoonlijke groei guru’s het met elkaar eens: het nemen van een proactieve houding in het leven helpt je om gelukkiger, meer succesvol en minder stressvol te leven dan een reactieve houding. Do een 5x Waarom analyse in plaats van een 5x wie-kan-ik-de-schuld-geven analyse (Panneman, 2017), focus op wat jij zelf po dit moment kan doen (Covey, 1989) en neem vandaag nog de eerste stap naar een nog beter leven (Keller & Papasan, 2012).
Het voorkomen of omgaan met een burn out is een complex thema. Aangezien stress een subjectief iets is, wat door elk persoon anders ervaren wordt, zijn er verschillende methoden die voor verschillende personen kunnen werken om de manier om naar de situatie te kijken te veranderen en daarmee onze stress te reduceren.
De in dit artikel beschreven interventies werken tot op het niveau dat wij zelf kunnen beïnvloeden. Er zijn ook situaties waarbij we niet alleen afhankelijk zijn van ons eigen gedrag, maar ook die van onze leidinggevende. Het volgende artikel in deze serie zet daarom uit een wat een leidinggevende kan doen om het stressniveau van zijn of haar team leden te reduceren.
Ga verder naar:
Voorkom een Burn out (3/3): Interventions op Management Niveau
REFERENCES:
Allen, D., 2001, Getting Things Done, the Art of Stress-free Productivity, London: Penguin Books (samenvatting / bestel dit boek)
Belbin, R. M. (1981). Management Teams - Why They Succeed or Fail. Oxford: Butterworth Heinemann. (samenvatting / bestel dit boek)
Blanchard, K., & Johnson, S., 1981, The One Minute Manager, New York: William Morrow and company Inc. (samenvatting / bestel dit boek)
Covey, S. 1989, De zeven eigenschappen voor succes in je leven, Amsterdam: Business Contact. (samenvatting / bestel dit boek)
Covey, S.M.R., 2006, The Speed of Trust – One Thing that Changes Everything, New York: Free Press (bestel dit boek)
Edberg, H. 2013, article on positivityblog, visited 14th of April 2018
https://www.positivityblog.com/improve-self-esteem/
Gonissen, K., Gousmet, A., 2013, De Bedrijfsatleet - Jezelf managen onder druk, Alphen aan de rijn (NL): vakmedianet (samenvatting / bestel dit boek)
Keller, G., Papasan, J., 2012, The One Thing – The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinairy Results. US: Rellek Publishing Partners (samenvatting / bestel dit boek)
Koch, R. (2013). The 80/20 Manager - Ten Ways to Become a Great Leader. London: Piatkus. (samenvatting / bestel dit boek)
Maslach C, Jackson SE. The measurement of experienced burnout. J Occup Behav. 1981;2:99-113.
Maxwell, J.C., 2011, The Five Levels of Leadership – Proven steps to Maximize your Potential, New York: Centre Street (samenvatting / bestel dit boek)
Lazarus, R.S., Folkman,S, 1984, Stress, Appraisal, and Coping, …
Lencioni, P., 2002, The Five Dysfunctions of a Team, San Fransisco: Jossee-Bass (samenvatting / bestel dit boek)
Panneman, T, 2017, Lean Transformations - when and how to climb the four steps of Lean maturity, Maarssen (NL): panview. (samenvatting / bestel dit boek)
Patterson, K., Grenny, J., McMillan, R., Switzler, A., 2012, Crucial Conversations – Tools for Talking When Stakes Are High, New York: McGraw Hill (samenvatting / bestel dit boek)
Psychology today Website. Visited April 3rd 2018: https://www.psychologytoday.com/us/blog/pressure-proof/201308/six-sourc…
Schabracq, M.J., Winnubst, J.A.M., Cooper, C.L., 2005, The Handbook of Work and Health Psychology. New York: John Wiley & Sons, Ltd
Skinner, E. A., Edge, K., Altman, J., & Sherwood, H. (2003). Searching for the structure of coping: a review and critique of category systems for classifying ways of coping. Psychological Bulletin, 129(2), 216-269. doi:10.1037/0033-2909.129.2.216
